Referat fra møde i arkivudvalget

Til stede:

• Kirsten Williams (forperson)
• Søren Bitsch Christensen
• Susanne Gilling (fra kl. 14.20)
• Krista Franck
• Jørn Christiansen
• Jytte Bjerg
• Kristiane Gelardi Eriksen Nederby (referent)

Orienteringer: Niels er foreløbigt ikke til stede

Dagsorden:

1. Meddelelser

Hanna Thinesen fra Årslev holder som arkivleder fra 1. august men bliver der som medarbejder.

Arkivernes/støtteforeningernes hjemmeside – hvad gør vi med hjemmesiden? Betalingen af hjemmesiden var sat som enkeltmandsejerskab, og medarbejderen der stod som ejer var stoppet. Ejerskabet er blevet overført igen, men der er enighed i at det ikke er holdbart, at det er enkeltpersoner der juridisk er tilknyttet og ikke arkivet.

Regnskaberne – Forslag til at bruge PDF format på regnskaberne i stedet. Det er dog ikke muligt at gøre da det kommer fra en anden part. Hvis man er interesseret i kun at udskrive enkeltsider, skal man markere den side man vil have skrevet ud, når man vil udskrive.

2. Evaluering af årsmødet i marts

Forplejning – Det var godt 13.384 kr. for forplejningen til 450 personer. Det var rigtig god mad og til fornuftig pris.

Skal der begrænsninger på drikkevarer? – Der var enighed om at der indtil videre ikke skal begrænsning på drikkevarer på nuværende tidspunkt.

Gennemgang af årsberetningen – Der har været utilfredshed blandt nogle medlemmer at der ikke var sendt en dagsorden ud – derfor bliver den sendt ud næste år med hovedpunkterne. Når man sender invitationen ud, kan man skrive den på der.

Ellers var gennemgangen fornuftig og folk var accepterende med hvad der var.

Nogle der har gode ideer til næste år? - Det har fungeret at holde det oppe i kantinen, men kan man savne at holde det andre steder. De forslag der kom på bordet var:

• Ligthhouse – ikke spise men besøge det.
• Bud på den fremtidige Aarhus historie som et fagligt input. Det er lokalarkivernes fest, men kunne det være, at SBC kunne gengive sit tiltrædelsesforlæg som et punkt til næste år.
• Foredrag om Bykultur i Århus. 
• Lokalhistorie Østjylland holdt et foredrag med emnet ”Fra Pest til Corona”, der gennemgik epidemiens historie og hvad det betød for kulturens udvikling. Kunne det bruges i et andet forum? Det var yderst relevant som betydning for kulturens udvikling.

3. Ansøgning til Veluxfonden- forslag

Ansøgningsfrist 12.6

Analog til digital – VHS og kassettebånd kan ikke digitaliseres. Der blev efterspurgt om man kunne undersøge redskaber. Tidligere kunne man købe en omformer fra VHS til dvd. Det kunne være gyldigt til at bevare arkivalierne til fremtiden.

Der er dog tidligere anskaffet en scanner, men den bliver ikke brugt. Derfor vil det være aktuelt at undersøge hvor stort behovet er først. Der skal ses på behovet ud over Højbjerg, der efterspørger det. Er det stadigvæk aktuelt skal vi opstille en plan.

Brug af drone – få den brugt til at få fotograferet Aarhus, hvert lokalområde kan bruge den til de områder man er tilknyttet. Der skal undersøges om det er noget lokalarkiverne vil have glæde af. Vi skal også finde ud af om der er retningslinjer man skal tage sig af ved sådan en anskaffelse. Man skal jo selv ud at betjene dronen, lave en plan om seniorer der registrerer billederne bagefter, eller få en professionel med i arbejdet med dronen

Arrangement – Forslag til at arrangerer et foredrag med kunstig intelligens. Der er på KU-IT, 2 professorer og en lektor der ville kunne bookes til at holde foredrag. Det ville koste 3.100 kr. for 60 minutter inkl. Spørgsmål til sidst. Der skal også betales transport fra København til Aarhus og retur. Udfordringen er at lektoren er amerikaner, så foredraget vil blive på engelsk. Det kunne resultere i at deltagerantallet vil falde.

Det er besluttet at den kommer med i ansøgningen, for at få et foredrag både til efteråret og foråret, g der er budgetteret med 15.000 kr.

Vi bruger kunstig intelligens til at identificere lokationer og mennesker. Potentielt kunne arkivmedarbejder samt frivillige på stadsarkivet inviteres til foredraget.  

Emnet kunne også overføres til næste års årsmøde.

4. Aarhusarkivernes digitale billeder på Arkiv.dk

Antal 31.12.2022= 93.200. En forøgelse på 5335 fra 2021.

I de andre år har forøgelsen ligget 8-9.000 om året. Det kan være efterslæb for digitaliseringen der gør at tallene ligger som det er. Det er fordi det kun er nye billeder og ikke overførte billeder. Nogle afdelinger oplever stadigvæk efterslæb på de billeder der stadigvæk mangler at digitaliseres. Vi må tage til efterretning at det måske er derfor. Vi skal se på om det er et fald i indsamlingen så skal der kigges på det. Arvinger der falder over gamle billeder, får svære ved at videregive billeder når det er på computeren, da man ikke på samme måde kan aflevere materialet.

Man kunne frygte at der var et fald i afleveringerne til arkivalier.

5. Arkivernes Regnskab 1.1-31.5. 2023

Regnskabet eftersendes

Under fælleskontoen er der hjemmesidernes betalinger registreret. De skal flyttes ud på lokalarkiverne, da det ikke skal betales på fælleskontoen.

Lige nu er der 6 der bliver flyttet.

Mangler man midler ud over det budgetteret, har man mulighed for at søge andre steder – Man kunne eventuelt søge det i 2 beløb for at gøre beløbet mindre til f.eks. Meningsrådet eller Nordea fonden. Man kan lokalt kigge på at dele projektet op i mindre bider for at komme igennem med projektet.

Ellers har man som udgangspunkt rådighed over de penge man bliver tildelt.

6. Sikring af arkivalier.

Der skal laves aftaler i afdelingerne om sikring af hvordan man laver transskriptioner derhjemme. Man skal sikre at man ikke mister arbejde ved ikke at lave backup, eller skriver anderledes ved at få ny computer, da der kan komme huller i datamængden. Der er nogle der ikke kan finde ud af at bruge backup da de ikke ved hvordan man gør eller hvordan det fungere. Kan vi gøre noget for at forhindre at det sker igen? Det er arkivlederens ansvar at sørge for at de laver backup og at tingene ligger eksternt, så flere kan arbejde med det. Der er ingen arkivleder i Vejlby-Risskov. Man skal kigge på om der er nogle der gør noget forkert. Det kan være at der er nogen der mangler færdigheder i EDB. Et forslag kunne være at man laver en praksis man en gang om måneden skal lave en backup. Og dem der laver arbejde derhjemme, skal overføre deres arbejde.

Tilføjelse til vores arkivlederopgaver. Det står lige nu i vedtægterne og kontrakten, men ikke i detaljer.

Sikringer af arkivalierne burde være god praksis at tage backup hver måned og man kan kontakte Svend Erik hvis man har behov for vejledning eller hjælp.

7. Møder i udvalget efterår 2023

Hjortshøj-Egå-Skæring, onsdag den 27. september. Kl. 13.30.

Tirsdag den 21. november på dokk1.

Invitation til teams-møder skal slettes til mødeinvitationerne da det bliver forvirrende.

8. Eventuelt

Billeder på sociale medier – billeder på f.eks. Facebook når man er med i relevante grupper er der sommetider nogle billeder der kunne bruges til arkiverne. Der er mange billeder men ingen tekst. Man vil gerne have tid til at tage snapshot af billedet og bagefter skrive teksten fra hvor det kommer fra. Det gør at man har en masse billeder uden tekst.

Man kunne notere om det kommer fra et arkiv, for så er det bevaret. Og ellers må man læse kommentarsporet hvor det kommer fra. Man må gerne gemme billederne men man må ikke bruge det fordi der er rettigheder der er tilknyttet billedet og når man ikke kender ophavet, bliver det svært.

Det er derfor ikke noget man skal bruge for meget tid, da der er meget arbejde der ikke kunne bruges til noget. 

De arrangementer der bliver lavet i Vejlby-Risskov ville være spændende hvis man kunne bredde det ud så det ikke kun kan deltages af dem der medlemmer i Vejlby-Risskov. Der burde ikke være grænser for hvilket område man interessere sig for.

Arrangementerne er på hjemmesiden, derfor er det vigtigt at der står adgang for alle. Og at man kender de forskellige hjemmesider for arkiverne. Det kan man gøre ved at lægge det ud på hjemmesiden eller bruge bibliotekernes kanaler til at dele arrangementerne.

Forsikringer af frivillige – er ikke forsikret af arkiverne, men skal selv være privatforsikret.

Lystrup- der har været jubilæum med fin udstilling.

Hjortshøj-Skæring – stigende besøg og flere afleveringer så der kommer en ekstra arbejdsdag derude efter sommerferien.

Der er en stor udbygning i Solbjerg ved skolen da den skal være 4-sporet så arkivet og biblioteket flytter fra kælderen til hovedpartiet. Det åbner op til foråret 2024. Det bliver et kombi-bibliotek hvor skolen og biblioteket flytter sammen.

Sognekommuner: Stadsarkivets arkivportal har en indviklet søgemaskine. Vi vil gerne ændre hvordan vi får vist resultaterne og gøre det mere simpelt på hvordan man finder de enkle arkiver.

Stadsarkivets Læsesal på Dokk1 flyttes den 1. august og får navnet studierum. Rummet beholdes stadig til de frivillige som er de fleste af vores læsesalsbrugere. De andre bliver henvist til andre studierum. Vi er bekymret for pladsen men ser tiden an. Læsesalen vil stadigvæk være bemandet. Det betyder at der vil være en medarbejder som følger med i åbningstiden og derved få en større synlighed for brugerne i huset.

Stadsarkivet har lagt avisartikler til Din-Avis (lokalaviserne) som har 2-3 lokalblade. Det har medført en større synlighed i stedet for at bruge Stiftidende. På 5 måneder har vi fået samme respons som vi har de sidste 10 år. De deler selv flere steder på sociale medier og hjemmesiden. Brug lokalavisen.

Beder-Malling Bibliotek har haft forsinket 50-års jubilæum. Der har været udsolgt byvandring med frokost ved folkehuset. Grundet succesen kommer der en anden tur man kan tilmelde sig til. Dem der stod på venteliste, bliver inviteret først.

Lystrup bibliotek har haft 50 års jubilæum med fin udstilling fra arkivet.