Referat fra møde i arkivudvalget

Til stede:

Kirsten Williams, Krista Franck, Jytte Bjerg, Jørn Christiansen, Peter Poulsen, Susanne Gilling, Søren Bitsch Christensen, Mikkel Randlev Møller (referent).

Afbud fra Connie Stallknecht.

Referat:

1. Meddelelser:
a. Brabrand-Årslev Arkiv har 40 års jubilæum.

Der var en god fejring med foredrag den 19. november 2023. Flere medlemmer af arkivudvalget deltog.

2. Regnskab op til november.

Regnskabet drøftet. Det bemærkes, at der kommer regninger på wi-fi og andet i årets sidste måned.

3. Budget 2024.

Budgettet er justeret efter nyeste data og en inflation på 2,3 %.

Arkivledernes honorar for 2023 og fremover er nedsat med 5 % (efter beslutning i arkivudvalget).

En del udgifter er ikke styrbare – som f.eks. honoraret til Arkibas og SLA.

Arkiverne betaler selv for deres egne hjemmesider.

Eventuel brug af Office-pakken betales ligeledes af arkiverne selv.

4. Nyt fra stadsarkivet. Søren B. C.

Stadsarkivet er gået i gang med et stort digitaliseringsprojekt sammen med FamilySearch.

Byrådsarkivet og Fattigvæsenets arkiv digitaliseres fra ca. 1850 til ca. 1920. Der er ligeledes mange sager af interesse for oplandet.

Opgaven løses af 3-4 personer og estimeres til at vare tre år.

GDPR og øvrige retningslinjer og lovgivning overholdes naturligvis i projektet.

5. Orientering om artikel i Stiften vedr. flytning af Lokalbiblioteker, bl.a. Tranbjerg. Susanne G.

Der er udgivet en artikel i Stiften, hvor det fejlagtigt er angivet, at Tranbjerg og Sabro Bibliotek skal flytte for at styrke samarbejdet med de lokale folkehuse. Artiklen har affødt bekymrede henvendelser bl.a. fra Tranbjerg lokalarkiv og emnet har været debatteret på lokale facebooksider.

Det skal bemærkes, at der ikke er truffet nogen beslutninger om en flytning.

Bibliotekerne har fået et politisk opdrag ifm. det 10 årige anlægsbudget om at undersøge muligheder for samlokaliseringer generelt, og her er Tranbjerg nævnt som et af stederne både i undersøgelse af styrket samarbejde og potentialer for samlokalisering.

I BoB politikken fra 2019 er Tranbjerg udpeget som udviklingsprojekt, der potentielt kan betyde en ny lokation. Derfor er Bibliotekerne forpligtede til altid at undersøge muligheder for samarbejde - der hvor det giver mening ift. lokalsamfundet, behov og muligheder. Det er ikke usædvanligt, at der foregår løbende dialoger og undersøgelser om samarbejds- eller samlokaliseringsmuligheder, og det er uheldigt, at det er kommet til at fremstå som en beslutning der allerede er truffet.

Der er ikke truffet en beslutning. Arkivet vil naturligvis blive involveret i dialog herom.

Den 21. november 2023 var Forvaltningschef, Carsten Holst og Bibliotekschef, Marie Østergård inviteret til møde med arkivet i Tranbjerg om sagen.

6. Opsigelse af Skødstrup Arkiv- orientering om udvikling. Mikkel R. M.

Arkivet har modtaget opsigelse fra 31. december 2023.

Der skal derfor skaffes alternative lokaler til arkivet.

Flere forskellige linjer følges i arbejdet, bl.a.:

• Lokaler ved en lokal tennisklub.

• Lokaler i Teknik og Miljø.
• Lokaler i Børn og Unge

Søren B. C. og Mikkel R. M. følger op på sagen løbende.

Flytningen skal planlægges og der skal bookes et flyttefirma v. Mikkel R. M. Søren B. C. undersøger opbevaringsmulighederne.

Efter mødet i arkivudvalget har arkivet fået udsættelse på opsigelsen til 31. marts 2024.

7. Arkivernes Årsmøde 2024 - Dato og indhold

Onsdag den 20. marts 2024 kl. 16.30-21.00. Kantinen på Dokk1.

Oplæg, spisning, årsmøde.

Susanne G. og Søren B. C. undersøger nærmere om en foredragsholder, der kan introducere til kunstig intelligens og anvendelsesmulighederne fx i arkivarbejde.

Mikkel R. M. har allerede booket lokale og bestiller forplejning.

8. Målsætning om Arkivudvalgets repræsentation i Aarhus Byhistoriske Fond. Søren B. C.

Drøftes på næste møde.

9. Eventuelt

a. I forbindelse med CVR-numre og arkiver er det vigtigt bemærke:

Man kan ikke sætte Aarhus Kommunes CVR-nummer på en konto, som ikke er kommunens egen. Det er ikke lovligt.

Det vi kan gøre i stedet, og som vi gør i forhold til en del arkiver, er at tage imod indbetalinger fra fonde og lignende, samt sørge for betaling af relevante fakturaer, forudsat fakturaerne indeholde de korrekte oplysninger – samt at køb er aftalt med relevant administrativ medarbejder: Kirsten Pedersen (kpe@aarhus.dk).

I dette tilfælde kan arkivet bruge kontonummeret 2211 6446469140 til indbetalinger.

Vi kan i den forbindelse se, at arkiver tidligere har gjort brug af den administrative service på lokalbibliotekerne, som har indkøbt fx kartoteksæsker og lasertoner.

Vi ved at andre lokalarkiver også har gjort brug af denne service ifm. arrangementer, hvor der er givet et tilskud til honorar. Dér er tilskuddet indbetalt til en kommunal konto, og honoraret er udbetalt ligeledes fra en kommunal konto. Dermed sikres den korrekte b-skatteindberetning også.

b. Bevaringsværdige bygninger:

Holme-Højbjerg Lokalhistoriske arkiv har foredrag om bybevaring.

c. Støtteforeningen Beder-Malling modtager en arv som donation.

d. Næste møde i arkivudvalget:

7. februar 2024, kl. 14.00-15.30, Dokk1, lokale M2-8.

4. juni 2024, kl. 14.00-15.30, Dokk1, lokale M2-8.