Referat fra møde i arkivudvalget

Til stede:

Kirsten Williams (formand). Område Syd Beder-Malling Egnsarkiv
Jytte Bjerg. Område Nord. Spørring Egnsarkiv
Niels Løgager Nielsen (næstformand). Område Vest. Åby-Åbyhøj Lokalhistoriske Arkiv
Jørn Christiansen, suppleant. Område Nord. Vejlby-Risskov 
Søren Bitsch Christensen, Stadsarkivar, Aarhus Stadsarkiv
Susanne Gilling, Leder af Biblioteksservice, Aarhus Kommunes Biblioteker
Mikkel Randlev Møller, fuldmægtig, sekretær for udvalget

Referat

1. Meddelelser

A. Ormslev-Kolt varsler skift af arkivleder
Der er en ny arkivleder in spe.

B. SLA holder Regionsmøder 28.3, 30.3,27.4 i Jylland om ny GDPR vejledning og ændring fra Datatilsynet bl.a.
Der er en ny GDPR-vejledning på vej fra SLA. Det ventes, at den bliver en rigtig god rettesnor for fremtiden.
Der afholdes møder i Jydske byer om emnet, bl.a. i Svenstrup og Herning.

C. IT konsulent vil genudsende om bevaring af CD, film mv.
Der genudsendes. Der skal altid være opmærksomhed på både IT-sikkerhed og på bedst mulig bevaring af henholdsvis fysiske og digitale materialer.

D. På alle arkivers hjemmeside på aakb.dk er der nu link til Aarhuswiki og AarhusArkivet

E. Orientering: Henvendelse om driften på et arkiv

2. Årsmøde

Program:
14. marts 2023. Dokk1. Ankomst kl. 16
Foredrag 16.30 -17.45 Historiker Kasper H. Andersen fra Mosesgaard Museum om Grevens Seglstampe og andet lokalhistorisk fra Middelalderen
17.45 -18.30 Spisning tapastallerken
18.30-20.15 Årsmøde med kaffe og sødt
Invitation med tilmelding udsendes efter mødet 7. februar
Skriftlig Årsberetning udsendes 1. marts af KW 
Søren Bitsch Christensen bidrager om Stadsarkivets aktiviteter.

3. Arkivernes Årsberetninger
Kirsten Williams indsamler data til årsberetningen. 

4. Kontrakter til arkivlederne
Kontrakterne er udsendt til arkivledernes eBokse og alle har returneret underskrevne eksemplarer. Disse er arkiveret i Aarhus Kommunes arkivsystem.

5. Årsregnskab 2022 bilag
Fem arkiver har en opsparing, der betyder, at der ikke tildeles midler til arkivet i år.
Regnskabet indeholder ikke overraskelser i forhold til forventningerne.
Der er gennemført tiltag til at spare på internetforbindelser og på honoraret for arkivlederne.

6. Henvendelse fra Einar Rud Pedersen, Foreningen for bykultur om byggesagslister
Kirsten Williams besvarer henvendelsen med henvisning til Aarhus Kommunes Magistratsafdeling for Teknik og Miljø som ligger inde med de ønskede data.

7. Eventuelt
Jørn Christensen: Det er vigtigt at være opmærksom på, at man ikke har insekter, som nedbryder samlingen.
Susanne Gilling: Der er samarbejde i gang mellem to lokale biblioteker og to arkiver (Lystrup og Beder-Malling) om fejring af biblioteksjubilæer.