Referat fra møde i arkivudvalget

Dato: 14. marts. 2023. Klokken 16.20. Kantinen på Dokk1, niveau 3.

Foredrag ved Kasper H. Andersen om grevens seglstampe/sigillum.

Spisning

Årsmøde:

Forpersonen Kirsten Williams bød velkommen til årsmødet.

Med udgangspunkt i årsberetningen for 2022 præsenterede KW arkivudvalget og gik derefter over til at omtale årets aktiviteter og begivenheder.

Årsberetningen beskriver arkivernes aktiviteter. Herunder åbningstid, antal besøg, arkiveringer og andre aktiviteter (se vedlagte årsberetning).

Der afventes stadig tal for nye fotos på arkiv.dk.

Antallet af indleverede arkivalier er desværre faldet med mere end 25 %.

Variationen i åbningstider pr. måned varierer mellem 2 og 48 timer. KW opfordrede til at arkiverne kan overveje, om der kunne holdes åbent mere i de timer, man alligevel arbejder i arkivet.

Antal besøg og antal frivillige er faldet omkring 25 %.

Der er naturligvis en eftervirkning af covid-nedlukningerne, men der er uden tvivl også brug for en fælles indsats fra arkivernes side.

Arkivledernes kontrakter er blevet fornyet for en fireårig periode. Honoraret udbetales for administrativt arbejde og for ansvaret, at arkivet overholder reglerne og for at arkivet holder åbent.

Honoraret er sat ned/reduceret.

Søren Bitsch Christensen orienterede om Stadsarkivets aktiviteter.

SBC omtalte bl.a. landsbyundersøgelsen fra 1974, som rummer en lang række fotos af landsbyerne. Tilgængelige på: https://www.aarhusarkivet.dk/search?collection=194&series=Aarhus+Kommune/Magistratens+2.+afdeling/Stadsarkitektens+Kontor/Landsbymiljø+i+Aarhus+Kommune+1974

SBC beskrev også transskriptionen af sognerådsprotokollerne. Der er brug for kyndige i at læse gotisk håndskrift i projektet. SBC opfordrede til, at man melder sig som frivillig i projektet.

Se i øvrigt den vedlagte årsberetning for yderligere informationer fra SBC.

KW orienterede om Datatilsynets vejledning for lokalarkivernes behandling af personoplysninger. Udgivet af Datatilsynet november 2022: https://www.datatilsynet.dk/Media/638034275844404942/Retningslinjer%20for%20lokalarkivers%20behandling%20af%20personoplysninger.pdf

Der kommer en fortolkning/læsevenlig udgave fra SLA.

Man skal naturligvis huske, at der – ud over regler for behandling af personoplysninger – også er regler for ophavsret.

KW orienterede om Svend Erik Kjølhede Nielsens aktiviteter som IT-konsulent for arkiverne. SEKN har besøgt arkiverne 27 gange og rådgivet. Desuden har han sørget for, at arkiverne har de billigste Internetløsninger, som er mulige.

KW orienterede desuden om arkivernes deltagelse i kurser. Både arkivledere og frivillige kan deltage i kurser. Se videre i årsberetningen.

Regnskabet er udsendt til arkiverne. Vedlagt i årsberetningen.

KW mindede om bogscanneren på Stadsarkivet, som lokalarkiverne kan benytte. Lokalarkiverne og Stadsarkivet deles om scanneren.

Arkivernes vedtægter bliver lagt på hjemmesiden.

Svend-Erik Christiansen (SLA, Brabrand-Årslev Lokalhistoriske arkiv) mindede om Velux-fonden og Grosen-fonden. SLA afholder regionale møder for arkiverne.

Bilag: Årsberetningen for 2022.