Referat fra møde i arkivudvalget

Referat: Arkivudvalget 15. november 2022, Dokk1

Til stede:

  • Kirsten Williams (forperson), valgt i Område Syd Beder-Malling Egnsarkiv
  • Niels Løgager Nielsen (næstforperson), valgt i Område Vest. Åby-Åbyhøj Lokalhistoriske Arkiv
  • Søren Bitsch Christensen, Aarhus Stadsarkiv
  • Jytte Bjerg, valgt i Område Nord. Spørring Egnsarkiv
  • Kista Franck, Område Syd. Højbjerg-Holme Lokalhistoriske Arkiv
  • Jørn Christiansen, Område Nord, Vejlby-Risskov Lokalarkiv
  • Mikkel Randlev Møller, Aarhus Kommunes Biblioteker (referent) 

Afbud:

Susanne Gilling, Leder Biblioteksservice, Aarhus Kommunes Biblioteker

Referat

1. Meddelelser

A. Vandskade på Mårslet Arkiv, igen.
Taget til efterretning.
 
B. Meddelelse fra Rådmanden til arkiverne: Indendørstemperaturen skal sænkes til 19 grader.
Taget til efterretning.
 
C. Valg i Nord.
I område Nord er Jørn Christiansen blevet medlem af arkivudvalget og Jytte Bjerg er suppleant.

2. Regnskab op til 7 nov. 2022.

Emnet drøftet.
En række arkiver har ikke brugt årets ramme og får derfor ikke udbetalt rammebeløbet for næste år.
Det bemærkes, at alle kan søge arkivudvalget om midler.
Der kommer et nyt regnskab efter årsskiftet.

3. Budget til godkendelse.

Der betales fremover kun for at to personer fra hvert arkiv deltager i SLA’s årsmøde.
I stedet for at støtte bogudgivelser direkte, giver arkivudvalget fremover alene underskudsgarantier.
Honorar til arkivledere: Alle honorarer reduceres med 5% startende fra årsskiftet 2022-2023.
Budget for arkivernes årsmøde, internetforbindelse, samt andre poster er reduceret i budgettet. En række udgifter er ikke styrbare - f.eks. kontingent til SLA.
Budgettet godkendt med enkelte mindre ændringer.

4. Nye kontrakter til arkivlederne pr. 1 jan. 2023.

KW har udarbejdet nye kontrakter for arkivledere for 2023-2026.
Der er tre niveauer/satser for kontrakterne/honorar:
1. Arkivet har åbent hver 14. dag.
2. Arkivet har åbent hver 14. dag + hjemmeside.
3. Arkivet har åbent hver uge + hjemmeside + uddannelse af arkivlederen.
Kontrakternes ordlyd er godkendt af arkivudvalget.
Bibliotekerne sørger for at udsende kontrakterne, så de kommer tilbage i underskrevet stand fra arkivlederne før årsskiftet.

Tilbud om honorar til arkivledere sendes til alle arkiver, der i øjeblikket ikke gør brug af det inden udgangen af 2022.

5. Planlægning af årsmøde 2023.

Det økonomiske grundlag på basis af befolkningstal for bevillinger til arkiverne drøftes på årsmødet.
Årsmødet ønskes afholdt på Dokk1 igen.
Der startes med et foredrag.
Årsmødet afholdes den 14. marts 2023.

6. Arkivernes behandling af persondata.

Stadig et emne med højt fokus.
SLA forventes at udsende uddybende retningslinjer om kort tid.

7. Drøftelse af support til arkiverne mht. nyt indkøb og benyttelse af eksisterende udstyr. Jørn.

Jørn: Der er brug for opmærksomhed på IT på arkiverne. Især er det vigtigt at have øje for firewalls/virusbeskyttelse samt opdatering af udstyrsparken. Desuden er det vigtigt at genkopiere sine kassettebånd, videobånd, CD’er, DVD’er og andre lagermedier før de ”dør”. KW tager emnet op med IT-konsulenten.

8. Møder 2023.

Den 7. februar 2023, kl. 13.30 på Dokk1, lokale M2-8. Vi mødes ved glaselevatorerne på bygningens niveau 2.
Den 6. juni 2023, kl. 13.30 på Dokk1, lokale M2-8. Vi mødes ved glaselevatorerne på bygningens niveau 2.
Næste møde, punkt om arkivet i Hasles vilkår og aktiviteter.

9. Eventuelt.

Vær opmærksom på regler for kørselsgodtgørelse, der kan finde sted i forbindelse med aktiviteter for ens eget arkiv samt i forbindelse med arkivudvalgsmøder. Der udbetales efter Statens laveste takst. Parkering refunderes ikke. Bilag i form af billet skal medsendes.