Skriftlig årsberetning 2021

Arkivudvalgets sammensætning

Område Nord: Jytte Bjerg fra Spørring Suppleant Jørn Christiansen fra Vejlby Risskov
Område Vest: Niels Løgager fra Åby næstforperson i arkivudvalget Suppleant Peter Poulsen fra Borum-Lyngby
Område Syd: Kirsten Williams forperson i arkivudvalget Suppleant Krista Franck Højbjerg-Holme
Leder af Lokalbibliotekerne Susanne Gilling
Stadsarkivar Søren Bitsch
Sekretær Mikkel Randlev Møller Ifølge arkivudvalgets forretningsorden er suppleanterne inviteret til at deltage i alle udvalgsmøder.
Udvalget har holdt tre møder. Årsmødet blev pga. af covid-19 udsat til 23. september.

Indledning

Nedlukningen af arkiverne i 2021 har sat sine spor på arkivernes virke. Det er lykkes med at fastholde de frivillige, men der er arbejdet færre timer på arkiverne. Vilkårene for nedlukning har været forskellige i forhold til om arkivet lå på en skole, et bibliotek eller for sig selv. I større omfang er det lykkes at skrive artikler, udgive årbøger og kalendere samt være aktiv på Facebook. Foredrag og byvandringer samt åbent hus på Arkivernes Dag har også kunnet gennemføres. Igen i år er der yderligere 3.805 stk. foto registreret på Arkiv.dk., så arkiverne i Aarhus har nu 87.040 billeder pr. 31.12.21, der er tilgængelige for hele landet og den øvrige verden. Alt i alt er årets aktivitet tilfredsstillende i betragtning af mange ugers nedlukning.

Covid-19 på arkiverne/Mikkel Randlev Møller

Crovid-19 har præget det sidste halvandet år i hele verden – også i arkiverne. Covid-restriktionerne har jo været til for at sikre, at så få blev smittet som muligt. Det har betydet store omvæltninger i hverdagen for arkiverne – med værnemidler, lukning i lange perioder og tjek af coronapas. Igennem hele covid-perioden fra den allerførste nedlukning i begyndelsen af 2020 er der sjældent gået en uge uden nye regler eller justeringer og præciseringer af reglerne. F.eks. reglerne om mundbind, afstandskrav, coronapas. Efter hvert politisk forlig på Christiansborg om nye regler – stramninger eller lempelser – er der altid gået et stykke tid, før de helt konkrete regler er blevet beskrevet af myndighederne. De konkrete regler for arkiverne er således kommet fra Kulturministeriet, Sundhedsstyrelsen, Aarhus Kommunes Krisestyring og andre. Ofte har Bibliotekernes afdeling Drift og Ressourcer måttet kontakte myndighederne eller Politiet for at få en præcisering af uklare regler. Som alle i arkiverne nok ved, har reglerne i enkelte tilfælde været forskellige alt efter, om arkivet befinder sig på et bibliotek, en skole eller et andet sted. Drift og Ressourcer har også stået for fordeling af håndsprit og andre værnemidler til arkiverne. Arkivudvalgets møder er blevet afholdt over internettet under covid-nedlukningerne. Det har været en travl og vanskelig tid for arkiverne. Bibliotekerne takker for samarbejdet under covid-krisen.

Arkivernes Lokaleforhold /Kirsten Williams

Hjortshøj-Egå-Skæring Egnsarkiv har været uden lokaler siden dets lokaler på Skæring Skole blev opsagt for tre år siden. Arkivet er nu i februar 2022 ved at flytte ind på Virupskolen i Hjortshøj. Det foregår dog i stadier, da de tidligere lejere endnu ikke kan overtage alle deres lokaler i Multihus Hjortshøj.
Arkivet i Brabrand flyttede i december 2021 til lokaler på det nye bibliotek i Gellerup.

Som nævnt også i tidligere årsberetninger har en del arkiver udfordringer med lokaler. Nogle arkiver har lokaler i en kælder uden vinduer og vil gerne op derfra. Flere klager over for lidt plads, så selvom de godt kunne bruge flere frivillige til arbejdet, så er der ikke plads til dem. Det kan også være en udfordring at få plads til at modtage gæster på arkivet. Kommunale lokaler er generelt under pres, specielt på skolerne pga. et stigende antal børn.

Stadsarkivet/Søren Bitsch

Stadsarkivets læsesal var lukket i de perioder, Dokk1 som bibliotek var underlagt restriktioner. Det har påvirket besøgstallet, som vi håber bevæger sig opad i 2022. I 2021 gik stadsarkivets ”filmkanal” i luften sammen med en ”podcast-kanal”. På filmkanalen lægges blandt andet film lavet i samarbejde med TVAarhus, og blandt podcastene finder man blandt andet en ny serie, ”Gravminder”, lavet sammen med Den Gamle By, Aarhus Teater og Aarhus Domkirke. Der arbejdes hele tiden med at færdiggøre registreringer af sognekommunernes arkiv, som tidligere lå i Erhvervsarkivet. De findes på Aarhusarkivet.dk. F.eks. findes Holme-Tranbjerg Kommunes arkiv på dette link: Søgeresultat | AarhusArkivet. I samarbejde med lokalcentre og FO Aarhus er der arrangeret Lokalhistoriske Caféer, ofte i samarbejde med lokalarkiver. Projektet Retrodigitalisering.dk har fået tilført fondsmidler, så det kan køre videre de næste 3-4 år. Projektet handler om at digitalisere og transskribere sognerådsprotokoller og i sidste ende få computere til at læse de håndskrevne tekster. Protokoller fra alle sognekommuner fra Aarhus er med i arbejdet. Find gerne jeres lokalområde her: www.retrodigitalisering.dk.

IT- konsulent/ Svend Erik Kjølhede Nielsen

Arkivudvalget har besluttet at forlænge kontrakten med IT-konsulenten i to år frem til 1.april 2024. Til trods for nedlukning på arkiverne i flere omgange har der været 15 besøg, fire gange fjernhjælp og endelig er der udsendt vejledning til bl.a. installering af mobilt bredbånd, opdatering til Windows 11, tilgængelighed på hjemmesider, lister med adgangskoder mv. Det er til stor gavn for arkiverne, at de kan få hjælp til alle mulige slags IT-problemer samt hjælp til vurdering, om udstyret skal udskiftes.

Anneken Samarbejdet med Den gamle By/ museumsinspektør Appel Laursen

Den Gamle By løser en lovpligtig opgave i forhold til at sikre bevaringsværdier i kommunen. Det skal ske i samarbejde med kommunen og Slots- og Kulturstyrelsen. Blandt andet får vi alle byggesager, og registrerer nedrivningssager. Ikke at vi kan gøre så meget, men indimellem hejser vi et flag omkring særligt vigtige ejendomme, der har en høj bevaringsværdig. Vi bruger ofte Arkiv.dk i den arkivalske kontrol, som vi gennemfører – og her er ofte en del at finde.
Den Gamle By har også samme ansvar i Favrskov Kommune. Her har vi gennem nogen år haft en aftale med lokalarkiverne i Favrskov Kommune om at melde til dem, når der er huse, der står til nedrivning. Mest som orientering, hvis de vil nå tage et billede af ejendommen, inden den forsvinder, vil notere nedrivnings år ved arkivsagen eller lignende.
Det er meget forskelligt hvordan lokalarkiverne bruger orienteringen. Det er da også mest ment som en service til lokalarkiverne, så de kan være mest muligt opdateret. En gang om ugen modtager Den gamle By en liste med nedrivningssager, som det nu er aftalt med arkivudvalget, tilgår alle arkiverne i Aarhus Kommune. Det er vigtigt at påpege at det er op til det enkelte arkiv, om de reagerer på listen. Der følger ingen forpligtigelser med i form af tilbagemelding eller lign. Arkivudvalget ser frem til samarbejdet.

Arkivernes aktivitet i 2021 sammenlignet med forudgående år

Regnskab 2021 og budget 2022

Rammebeløb til rådighed i 2021 og 2022 kr. 523.000

Underskuddet dækkes af arkivernes opsparing.
Ekstraordinære udgifter er nye reoler til Brabrand på 32.000. (under bevillinger)
Arkibas licens er steget med 8%, samme gælder for 2022.
SLA-kontingent stiger pr. år med 2 %+ med øget indbyggerantal.

8. marts 2022 Kirsten Williams