Arkivudvalgsmøde

Dagsorden

Præsentationsrunde da Jytte Berg og Jørn Christensen var med som nye medlemmer fra område Nord.

0.
Godkendelse af dagsorden
Dagsorden blev godkendt.

1.
Meddelelser:

Kursus i interviewteknik fredage 5.1., 26.1 og 2.2. på Åby Bibliotek. bilag Ove Gibskov.KW
Vi afventer svar fra Velux fonden om støtte til kurset, men det gennemføres under alle omstændigheder.

Der er en praksisdel af kurset, som vil være et krav til deltagerne at de gennemfører.

Invitationen udsendes nu med tilmelding senest medio december til Anna Marie Råberg amr@aarhus.dk

Flytning af Skødstrup og Hjortshøj Arkiver. SG
Skødstrup arkivet flytter til Lokalcenteret Rosenbakken, hvor de får et arbejdslokale. Arkivalierne flyttes til tidligere tandlægeklinik, som ligger på skolens område tæt på Lokalcenteret.

I Hjortshøj arbejdes der på en fremtidig placering i det kommende Multihus.

Arkivalierne er nu på Stadsarkivet, hvorfra der kan rekvireres materialer gennem Lokalbiblioteket på Virup skolen.

Opgradering af IT Højbjerg-Holme. SG
Der er fundet en løsning med opgradering.

Lav hastighed på internet i Hasle. SG
Arkivet er blevet bedt om at tage kontakt til Lokalcenteret for at undersøge årsag og mulige løsninger.

Arkivlederhonorar til udbetaling 1.12. Bilag. KW
Listen er ajourført af Kirsten. Fremadrettet sendes listen ikke ud til udvalget, da der fremgår cpr numre

Valg af suppleanter til udvalget. NL, MV, KW
Syd: Krista Frank – Højbjerg Holme arkiv, Nord: Peder Poulsen – Borum Lyngby Nord: Jørn Christiansen Vejlby Risskov arkiv.

Ny repræsentant fra Nord er Jytte Bjerg, Spørring arkiv.

Kirsten anbefaler at forretningsordenen ændres, så suppleanterne fremadrettet inviteres til at deltage i bestyrelsesmøderne. Ændringen blev vedtaget.

Der opfordres til at suppleanterne tilskyndes til at deltage i Arkivudvalgets møder.

Kommunelicens Arkibas-ansøgning om nedsættelse.3 bilag.KW
Som aftalt på forrige bestyrelsesmøde er Arkibas anmodet om licensnedsættelse.

Fra 1.1.2018 nedsættes licensen således, at der ikke betales for ca. 90.000 indbyggere i Midtbyen, som hører under Stadsarkivet. Besparelsen udgør ca. 14.000 kr.

I Vejlby Risskov bruger de stadig dos udgaven af Arkibas. Jørn blev opfordret til at tage kontakt til Svend Erik Christiansen, sec@ofir.dk.

2.
Planlægning af Årsmøde april/maj 2018. KW
Det blev forslået at besøge Besættelsesmuseet, med foredrag om hvorfor det er vigtigt med et museum om den periode i Danmarkshistorien v. leder af besættelsesmuseet Søren Tange Rasmussen.

Kirsten Williams tager kontakt.

Det undersøges desuden om foredraget samt spisning og generalforsamling kan afholdes på Kvindemuseet. SBC tager kontakt til Kvindemuseet.

Alternativ kan være Spejder museet.

Forslag til dato 18. april.

3.
Godkendelse af vedtægter. Bilag. KW
§8 i vedtægten er ændret.

I §7 slettes næstsidste afsnit.

Vedtægterne rettes til og sendes til arkiverne til høring, inden de sendes til SLA og Aarhus kommune til godkendelse. KW og BB

4.
Regnskab og budget 2017/2018 Bilag.
Kirsten gennemgik forbrugsoversigten,

Efter områdemøderne er faldet bort, koordineres indkøb ikke som tidligere, hvilket betyder at nogen af arkiverne nu har et underskud.

Kirsten foreslår at al gæld til den fælles kasse slettes med udgangen af 2017,

De der har formuer stående, tildeles ikke penge i 2018.

Fremadrettet skal alle holde sig inden for budgettet. Og der opfordres til at de der har en formue sørger for at få dem brugt til relevante formål.

Budget 2018:

Kurser konteres fremadrettet på udviklingspuljen. Det er aftalt med Kirsten Pedersen.

Der var tilslutning til budgettet.

Søren efterlyser en kort beskrivelse af hvad der ligger i posterne Arkiverne fælles, Udviklingspuljen og Lokalarkiverne. Det udarbejdes inden næste møde af KW og BB

Regnskab 2017:

Det forventes at 2017 går i 0. Der var budgetteret med et underskud.

5.
Lokalesituationen på arkivet i Hasle.
Arkivet er placeret i kælderlokaler på Lokalcenter Hasle. Lokalesituationen er uholdbar da der er fugt i lokalerne. Bekymring for skimmelsvamp og generelt meget dårlige vilkår for både arkivalier og mennesker.

Lokalerne ejes af MSO og der er kontakt til ledelsen for Lokalcenteret.

Arkivet har tidligere været i Sognegården.

Susanne Gilling tager sig af udfordringen sammen med Henrik Traberg fra Sekretariatet for Borgerservice og Biblioteker.

6.
Ansøgninger til udviklingspuljen
Todbjerg mikrofon. Bilag

Deres lydanlæg er til rådighed for alle arkiverne i Område nord.

De søger om støtte til yderligere en mikrofon.

Beløbet er bevilget fra udviklingspuljen.

Kirsten giver besked til arkivet.

Beder-Malling ansøger om tilskud til trykning af jubilæumsbog. Bilag eftersendes

Arkivet har søgt og modtaget støtte på kr. 9.000,- fra andre. Søger om kr. 5.000,-  fra Udviklingspuljen og finansierer selv restbeløbet.

Beløbet blev bevilget.

7.
Henning Winther, Programchef Aarhus frivillighovedstad 2018.
Henning kommer kl. 14:45.

Center for Voluntering Europe udpeger hvert år en frivillighovedstad og i 2018 er det Aarhus.

Målet er at fremme frivilligheden i Aarhus Kommune. Højere kvalitet og større tilfredshed for de der bidrager og de der nyder godt af det.

Kommunikationen om projektet sker især gennem netværk.

Der følger ikke penge med, men der er i Aarhus Kommune afsat et mindre beløb til projektet.

Et af temaerne er Arven – efter 2017, men også det fundament vores samfund hviler på.

Historierne om de mennesker der var med til at bygge / skabe Aarhus.

Den Gamle By har bidraget med 8-10 af de store personligheder, men der er også mange andre rundt omkring i lokalsamfundene. Det kan være i dag eller for 100 år siden. Hvem gjorde den enkelte del af Aarhus til det, den er i dag?

De der har givet navne til veje, men ikke er politikere, vil der fx komme en udstilling om i vandrehallen på Rådhuset.

Indsatsen skal give mening for både arkiverne og de der vil se på det.

Søren foreslår at der tages udgangspunkt i ”Ugens Aarhus historie” som er i Stiftstidende.

Henning Winther vil gerne have en tilbagemelding, når arkiverne har drøftet muligheden og formen for deltagelse. Frivillighovedstad kan hjælpe med materialer i forbindelse med udstillinger o.lign.

Søren Bitsch er tovholder på arkivernes del af projektet.

8.
Næste møde.
Tirsdag den 6. marts på Dokk1, kl. 13.30

9.
Eventuelt.
I kælderen på Åby bibliotek er der indbundne årgange af aviser og tilbudsaviser. Bilag fremsendt direkte fra Susanne Gilling.

Biblioteket vil gerne kassere dem, da de fylder meget og ikke bruges.

Arkivet i Åby gennemgår løbende Demokraten, så den bevares.

Udvalget er ikke interesseret i at bruge aviserne.

Susanne Gilling går videre med sagen.

Niels beder om at der rettes i Indkøbsvejledningen om kørselsgodtgørelse, så der ikke står at det er skattepligtigt. Kirsten/Susanne tager kontakt til Kirsten Pedersen.

Tak til Marianne Vassard for hendes store engagement og mange års indsats i Arkivudvalget.