Arkivudvalgsmøde

Til stede:
Kirsten Williams (formand), valgt i Område Syd, Beder-Malling Egnsarkiv
Jytte Bjerg, valgt i Område Nord, Spørring Egnsarkiv
Niels Løgager Nielsen (næstformand), valgt i Område Vest, Åby-Åbyhøj Lokalhistoriske Arkiv
Krista Franck suppleant Område Syd, Højbjerg-Holme 
Jørn Christiansen suppleant Område Nord, Vejlby Risskov
Søren Bitsch Christensen, Stadsarkivar, Aarhus Stadsarkiv
Susanne Gilling, Chef for Biblioteksservice i Bibliotekerne, Borgerservice og Biblioteker
Mikkel Randlev Møller, Fuldmægtig, Borgerservice og Biblioteker sekretær for Udvalget
 

1. Meddelelser

   Dokumentscanner – plan for anvendelse.
   Scanneren er opstillet på Stadsarkivet, der sørger for, at en medarbejder kan betjene scanneren og dermed hjælpe arkiverne med scanninger.
   Der bliver udsendt invitationer til lokalarkiverne til introduktioner til scanneren.
   Første infomøde er torsdag d. 11. april kl. 14-15.30 på Stadsarkivet.

   Arkivskabe Borum-Lyngby
   Arkivskabene som blev bevilget på tidligere arkivudvalgsmøde er opstillet på første sal. Vinduerne måtte fjernes for at få dem ind.

   Lokalesituation Hjortshøj-Egå- Skæring-Egnsarkiv
   Direktør og rådmand har på møde med arkivudvalgsformanden d.d. nævnt, at der ikke umiddelbart ser ud til at være flere muligheder for en placering af arkivet i lokalområdet (ud over en enkelt mulighed, som undersøges). Alle magistratsafdelingerne er blevet adspurgt af flere omgange og en række forslag er alle blevet undersøgt til bunds. Det foreslås, at arkivet forsøger at arrangere regelmæssige konsultationer i lokalsamfundet (f.eks. på lokalbiblioteket). Dette vil ikke være en løsning, der udelukker en videre afsøgning efter lokaler, men som til gengæld kan opretholde vital aktivitet i arkivet ind til der forhåbentlig kan findes lokaler. Arkivet stilles således ikke dårligere ved at arrangere konsultationer i lokalområdet.

   Meddelelse om indkøb af IT-udstyr til lokalarkiverne genudsendes
   Notatet justeres og genudsendes. KW kontakter Inge Daugaard fra Bibliotekerne med henblik herpå.

   Status på RETRO - indskrivningen af sognerådsprotokoller
   SBC: Sognerådsprotokollerne ligger på http://www.retrodigitalisering.dk/ til og med 1934

   Orientering om møde med rådmanden og direktør for Kultur og Borgerservice 12. marts.
   Der er netop holdt møde mellem arkivudvalgsformanden, rådmanden og direktøren for Kultur og Borgerservice. Rådmanden blev orienteret om arkivernes aktiviteter og forskellige problemstillinger og fremtidshåb blev drøftet. Det blev bl.a. drøftet, at lokalarkiverne med fordel kan arbejdet tættere sammen med lokalcentre, fællesråd og andre aktører i lokalsamfundet.
    

2. Ny politik for Biblioteker og Lokalarkiver i AAK
   Det anbefales, at alle gør sig bekendt med den kommende Politik for Borgerservice og Biblioteker, som er i høring for øjeblikket. Arkiverne kan naturligvis afgive høringssvar.
   Fornyelse af arkivernes oplysninger på bibliotekets hjemmeside:
   Susanne Gilling undersøger, hvordan man kan skride fremad med en fornyelse af information om  arkiverne på bibliotekernes hjemmeside og designet . Dette vil ske ved Lene Frandsen, Bibliotekerne, Dokk1.
   Alle arkiver bedes forberede sig på en henvendelse fra Stadsarkivet, med forslag om at indsende tekster til byvandringer, som borgerne kan gå på egen hånd ved hjælp af egen mobiltelefon. Se ”Opdag Aarhus App”, hvor Lystrup og Beder-Malling har lagt ruter ind. Arkiverne sørger for foto og beskrivelse, Stadsarkivet for det tekniske.
    

3. Regnskab 2018
   Man kan maksimalt overføre et beløb svarende til rammebeløbet til næste år.
   Har man for megen opsparing tildeles man ikke årets rammebeløb.
   Arkivernes bidrag til dokumentscanneren, som er opstillet på Dokk1 tages reelt fra opsparingen.
   Mødet havde ingen rettelser til hverken regnskab eller budget.
    
4. Arkivernes indsendte årsberetninger
   Alle 21 har indsendt tal til årsberetningen.
    
5. Årsmøde 30. april i Den Gamle By – indbydelse mv.
   Årsmødet finder sted den 30. april i Den Gamle By.
   Program:
                         Kl. 17-18: Rundvisning
                         Kl. 18-19: Spisning
                         Kl. 19-21: Årsmøde
   Der vil være plads til 80 deltagere, hvilket hvert år viser sig at være passende.
   Der meldes ud om tilmelding snarest.
   En medarbejder fra forvaltningen tager referat fra årsmødet.
    
6. Telefonforbindelse til arkiverne – En principiel diskussion
   Behovet for mobiltelefoner i arkiverne afklares af KW.
    
7. Bøger om lokalhistorie placeret på arkiverne af bibliotekerne
   På nogle arkiver findes eksemplarer af bøger, der er registreret i bibliotekssystemet – disse bøger kan oftest ikke hjemlånes af biblioteksbrugere, men kan læses på stedet.
    
8. Arkivernes opgave med at udarbejde en vejledning til at de følger persondataforordningen.
   Hvert arkiv skal udarbejde en vejledning i forhold til persondataforordningen (GDPR). Arbejdet er vigtigt.
   Man kan med fordel benytte skabelonen fra SLA.
   Det er arkivlederens ansvar at der udarbejdes en vejledning for hvert arkiv.
   KW skriver ud og gør opmærksom herpå.
   Det længe ventede forslag til ny arkivlov ventes fremsat til efteråret
    
9. Næste møde i arkivudvalget
   18. juni 2019.
    
10. Ansøgninger fra Viby.
    Der ansættes en arkivleder i Viby efter ansøgning. Lederen indplaceres honorarmæssigt i gruppe 3.
    Ansøgning om midler fra Viby bevilges. Det understreges, at det er arkivet, der modtager midlerne – ikke støtteforeningen. På de pågældende roll-ups skal arkivets navn/logo derfor fremgå – ikke støtteforeningens.
     
11. Evt.
    Punkt på næste møde: Principiel drøftelse: Suppleanters deltagelse i arkivudvalgets møder.