Årsberetning for Foreningen Lokalarkiverne i Aarhus Kommune 2018

Ordstyrer: Niels Løgager
Referent: Kirsten Pedersen

Arkivudvalget blev præsenteret, før Kirsten Williams gennemgik den allerede udsendte årsberetning.

Arkivet contra Støtteforeningen
Der er mange steder et betydeligt sammenfald mellem de respektive bestyrelser, men det er vigtigt at holde dem adskilt, da Arkivet: modtager kommunale tilskud og Støtteforeningen: finansieres af medlemmerne.
De frivilliges arbejde udenfor arkivets åbningstid er opgjort for sig selv i oversigten. Åbningstiden er opgjort for sig selv. Hvis politikerne ser lave tal, der kun dækker åbningstiden, kan de tænke at arkivet skal have lavere tilskud. Derfor bør de frivilliges indsats tælles med, da det vil give et mere reelt tal.
Husk at skrive jeres timeforbrug på. Lettest i en fælles kalender.

Telefon og netværk
Man opfordres til at opgive 2 kontaktnumre på hjemmesiden. Fastnet telefon er nedlagt på en del arkiver. Arkivets mobil tændes kun i den alm. åbningstid, da meget få ringer. Konklusionen blev, at man finder en løsning lokalt fx ved brug af egen telefon.
Man er velkommen til at bestille ved private internetudbydere, hvis de kan levere det ønskede produkt. Husk at oplyse EAN-nummerer og oplyse at det er et erhvervsabonnement.
Man klager over meget lang leveringstid, når man køber via AAKBs IT-indkøbsafdeling.
Tilrettet vejledning for IT-køb udsendes til arkiverne på mail.
Tak til Veluxfonden for 54.000 kr, som har været med til at betale for den nye dokumentscanner. Den står på Stadsarkivet (Dokk1) og er ikke svær at betjene. Vi har oplevet problemer med den pc, som var sat til den og afventer derfor en ny. Så snart den er klar, udsendes invitation til arkiverne om tidsbestilling mv.
Du bestemmer selv hvilket format du vil bruge i den store scanner.
Brug en ekstern hard disc til at flytte info med hjem. Vi ville ønske, at vi havde en sky, men det har vi ikke pt. I bestemmer selv, hvad I gør ved den. Skyen er info til deling. Egen info er på egen pc/disc.
Vær OBS på formatet, som man henter i for at undgå at skulle konvertere på et senere tidspunkt.
Skal vi have en fælles politik på det digitale område?
Det er et punkt til næste arkivudvalgsmøde.

Regnskab og budget
Budgettet for 2019 er højere end 2018, men vi har en kapital, vi kan tære på, så beløbet i arkiverne fastholdes.
Velux giver tilskud til kursus, kørsel, div. udstyr… Men undlad at bruge Velux-midler til kørsel, da den betales af Udviklingspuljen. Der er naturligvis ingen garanti for at man får penge fra Velux-fonden eller beløbets størrelse, men søg alligevel!
Lokalhistorisk Samling havde ikke oplyst SLA, at Midtbyen var lukket, derfor kan man heller ikke få kontingentet tilbage.
Rammebeløbet er det samme som sidste år. (I forbindelse med flytning finder man en løsning med fællespuljen mm) Arkiverne får besked om evt. overskud fra sidste år.

Persondataforordning
Find ud af det på jeres lokale arkiv. I skal skrive ned, hvad I beslutter.
Brug evt. Beder-Mallings model som inspiration.
Den nye arkivlov forventes til efteråret. Vi afholder et nyt møde til den tid, hvis der er noget nyt.

Info om arkiverne på bibliotekernes hjemmeside
Der er forslag om ændring af info for hvert enkelt arkiv på forsiden.
Oplys hvilke sogne I dækker. 
Kortet skal rettes til. Sæt evt. pile på kortet om geografiske steder.
Stadsarkivet må gerne opfordre sine besøgende om at besøge de små arkiver.
Bibliotekerne opfordres til at indtænke arkiverne i kommende ombygninger.

Udfordringer
Pladsmangel (Hjortshøj havde fx håbet på mere velvillighed til at kunne komme ind i det nye Multihus.)
Hvad kan vi gøre for at få flere yngre og frivillige (– og hvad kan vi tilbyde dem?)
Vær mere synlig i lokalsamfundet. (Det nye biblioteksprogram har Lokalarkiverne med (s. 97), men der er behov for at dyrke jeres lokale områder, finde nye samarbejdspartnere…)
Lokalhistoriske arrangements i midtbyen (fx være synlig i slipstrømmen af 150 året for Aarhus byråd…)
Hvad er det konkret vi laver?
Interviews
Hvad sker der, når afleveringerne er kommet i hus? Digitale medier ”forsvinder”, og man ved ikke hvad man skal gøre ved dem.
Digitalisering af arkivets samlinger.
(Den nye arkivlov bliver måske også en udfordring?)

Evt.
Fra februar 2019 kan man ikke længere få support til Windows 7.
Husk at skrive årstal på stambladet! (Så man ikke finder et stamblad med klausul i 60 år uden at vide hvornår det er). Det digitale gemmes på arkivet.
Skal Årsmødet have større indflydelse? Det er kun et info-møde i overensstemmelse med vedtægterne.
Oplandsudvalget er oprettet – vær med til at diskutere oplandsproblematikken.

Info fra Søren 
Sognerådsprotokollerne er ved at være indskrevet digitalt.
Fra politisk side er man glad for den indsats, som laves i lokalarkiverne. Man er imponeret over antallet af billeder/digitaliseringen.
Hvis noget lægges på nettet, forsvinder det ikke! (Info er måske ikke umiddelbar tilgængelig)
Den kommende arkivlov vil måske betyde at vi skal se på persondata – ja, igen. (Må man gemme dette digitalt?) Gør jeres politikere opmærksomme på problemerne, I støder på i jeres arbejde. Arkiver har særlige friheder, men der kan være begrænsninger i hvad og hvor meget der formidles – og til hvem.
Opdag Aarhus (gratis app), som kan bruges til små ture. Ved ikke hvor mange, som bruger den.
Der er lavet en universitetsopgave på 15-20 sider om stationsbyer. Den kommer også i Stiften.
På 3 lokalcentre har man et forsøg med brugerne, som fortæller livshistorier. Vi ved ikke om forsøget lever videre og heller ikke om historierne kan bruges lokalt.