Referat fra møde i arkivudvalget

Besigtigelse af arkivet 13.30-14.15. Herefter møde 14.15-15.30.

Til stede:

Kirsten Williams
Krista Franck
Jytte Bjerg
Jørn Christiansen
Peter Poulsen
Susanne Gilling
Søren Bitsch Christensen
Mikkel Randlev Møller (referent)

Finn Petersen (Hjortshøj-Egå-Skæring deltog indledningsvist i mødet og berettede om arkivet.

Referat

Indledning: Finn Petersen viste de nye lokaler og berettede om Hjortshøj-Egå-Skæring Egnsarkiv, dets aktiviteter og indretning.

Arkivets bestyrelse er på fem personer og fem personer er aktive i åbningstiden.

Der er en støtteforening.

Arkivet er også i gang med at lave en film fra lokalområdet.

1. Meddelelser

1A: Lystrup har ændret navn til Lystrup-Elsted-Elev-Nye Lokalhistoriske samling. 
Taget til efterretning.

1B: Områdebestyrelse Vest har på sit møde d.d. foretaget nyvalg som følger:
Som repræsentant i Arkivudvalget er valgt Peter Poulsen, Borum-Lyngby, der afløser Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj.
Som suppleant til Arkivudvalget er valgt Conny Stallkneckt Mikkelsen, Brabrand-Årslev.
Taget til efterretning.
Arkivudvalget udtrykker sin meget store tak til Niels Løgager Nielsen for hans lange og mægtige indsats for lokalhistorien og i arkivudvalget.

1C. Kirsten har besøgt Sabro-Fårup Lokalhistoriske samling.
Arkivet har et lavt aktivitetsniveau. Arkivet har kun åbent efter aftale. Arkivet drives i høj grad af en enkelt person, som gør en stor indsats. Arkivet laver en beskrivelse af aktiviteterne og der arbejdes på at hverve nye frivillige.
Taget til efterretning.

1D. Spørring Egnsarkiv har modtaget donation fra Nordeafonden til et byvandringsprojekt.
Det lokale menighedsråd har desuden bidraget.
Taget til efterretning.

1E. Arkivleder Peter Poulsen udgiver "Bogen om Borum-hele historien" d. 24.9.
Kan købes gennem Østjysk Hjemstavnsforening kr. 250 MobilePay 823026.
Taget til efterretning.

1F. Afslag på vores ansøgning til Veluxfonden om Kunstig Intelligens.
Taget til efterretning.
Kunstig intelligens kunne være emnet for et foredrag ved det kommende årsmøde.

1G. Opdateret mail/tlf. liste over arkiverne vedhæftes referatet.

2. Initiativer til at hverve frivillige til Lokalarkiverne.

Drøftet. Bibliotekerne har gode erfaringer med at hverve frivillige til konkrete opgaver via frivillignet.
Frivilligcenter Aarhus – Velkommen eller Hjem - frivilligjob.dk

3. Nyt fra Stadsarkivet.

Fast punkt.

Stadsarkivets støtteforening er blevet nedlagt. Foreningens formål var at støtte oprettelsen af Stadsarkivet – hvilket jo er opnået. Foreningen nedlagde sig selv i maj 2023.

Stadsarkivets læsesal er omdøbt til ”Studierummet” og er flyttet til udlånet på Dokk1 ved bibliotekets lokalhistoriske materialer. Der er betjening fra Stadsarkivet i voksenudlånet i Dokk1. Det er forventningen, at flere borgere får lejlighed til at benytte Stadsarkivets services og materialer med den nye placering.

Den hidtidige læsesal er omdøbt til ”Værkstedet” og her foregår hovedparten af de frivilliges arbejde i Stadsarkivet.

Family Search har scannet materiale fra Stadsarkivet. De følger op med flere scanninger i fremtiden. Bl.a. scannes hele fattigvæsenets arkiv. Projektet vil formentlig vare adskillige år.

Retrodigitalisering / transskriberingen af sognerådsprotokollerne afsluttes medio 2024. Det er planen, at alle sognerådsprotokoller fra Kommunen ind til midten af 1930’erne er transskriberet til den tid.

4. Bekæmpelse af sølvkræ/sølvfisk på arkiverne-hvem betaler.

Sølvkræ/sølvfisk kan bekæmpes af professionelle skadedyrsbekæmpere. Ormslev-Kolt har en konkret problematik med sølvfisk/-kræ.

Det er vigtigt at sørge for, at holde materialer væk fra fugtige steder (f.eks. at undgå, at placere papir på gulvet), at lufte ud og at have varme på lokalerne.

Dernæst kan der opsættes lokkedåser. Skolen kan evt. kontaktes for medvirken til bekæmpelse af skadedyrene.

Konsulter evt. bogen ”pas på papirerne”.

5. IT-konsulenten oplyser, han får forespørgsler om hjemmesider i Word Press. Hvem kan vi henvise til?

IT-konsulenten føler sig ikke parat til at rådgive om Word Press.

Det foreslås, at man kontakter Dorte Søgaard Skriver i SLA. Spørg via SLA's facebookside. Ellers kan man f.eks. konsultere internettet, fora og sine egne bekendte med relevant erfaring.

6. Skødstrup sogns egnsarkiv er blevet opsagt fra sine lokaler i folkehuset fra nytår.

Folkehuset ønsker at benytte arkivets mødelokale til andre formål. Dette rammer både arkivets materialer, arbejdslokale og området dedikeret til at møde borgere.

Erfaringen viser, at det ikke er nemt at finde alternative lokaler i en sådan situation. I værste fald ville arkivets materialer kunne opbevares af Stadsarkivet.

Det foreslås, at arkivet i første omgang selv henvender sig til folkehuset med et forslag om et eventuelt alternativt konkret lokale. Kirsten Williams drøfter sagen med arkivet.

7. Eventuelt

Næste møde: Punkt om målsætning med arkivudvalgets repræsentation i Aarhus Byhistoriske Fond.

Jørgen Christiansen rejste spørgsmålet om vigtigheden af sikring af digitale materialer i højere grad. Dette blev taget til efterretning. Arkivudvalget kan dog ikke tage kontrol over, hvordan det enkelte arkiv opbevarer sit digitale materiale. Det understreges, at materialer i Arkibas er fuldstændig sikre.

Som altid anbefaler arkivudvalget at man sørger for at opdatere sine sikkerhedskopier, programmer, PC’er, firewalls og virusprogrammer.