Lokalarkivernes Årsmøde 2014

REFERAT FRA LOKALARKIVERNES ÅRSMØDE 28. april 2014, Folkestedet.

Referat godkendt af Formanden.

1. Valg af dirigent.
Lennie Bosen (Lystrup-Elsted-Elev Lokalhistoriske Samling) blev valgt enstemmigt.

2. Beretning ved Arkivudvalgets formand Svend-Erik Christiansen (Brabrand-Årslev Lokalhistoriske Arkiv).
Vedlagt.
Ad pkt. 5.: Søren Bitsch Christensen (Aarhus Stadsarkiv) bemærkede til punktet om seniorjob, at denne ordning giver et vist beløb, men at forhandlingen med den ansattes fagforening kan ende ud med en løn, som er højere end tilskuddet. Arkiverne skal derefter dække det højere beløb.
Ad pkt. 6.: Marianne Vasard Nielsen (Lystrup-Elsted-Elev Lokalhistoriske Samling), bemærkede, at man ved indkøb skal sørge for at få prisen at vide samt at gemme en kopi af følgesedler/kvitteringer.
Ad pkt. 7.: Lars Nikolajsen (Brabrand-Årslev Lokalhistoriske Arkiv) opfordrede til, at Arkivudvalget bruger af Udviklingspuljen og anlægger blødere ansøgningskriterier.
Årsmødet tog formandens beretning til efterretning.

3. Regnskab for 2013.
Klavs Klercke Rasmussen (Viby Lokalhistoriske Arkiv) fremlagde regnskabet for 2013.
Arkiverne har i 2013 brugt mere end budgetteret.
Formuen er dermed reduceret.
Regnskabet tages til efterretning af årsmødet og er vedlagt.

4. Budget for 2014.
Klavs Klercke Rasmussen fremlagde budget for 2014.
Budgettet tages til efterretning af årsmødet og er vedlagt.

5. Lidt om tydeligere bilag og EAN-indkøb.
Indkøb for lokalarkiverne via kommunens indkøbsaftale foretages af Kirsten Pedersen i Lokalbibliotekerne (hun sidder på Åby Bibliotek).
For at indkøb kan regnskabsføres korrekt, er det meget vigtigt, at man ved indkøb tydeligt angiver EAN-nummer og XG-nummer eller arkivets navn og køberens navn, så købet uden problemer kan bogføres ved det rigtige arkiv.
(EAN-nummeret er fælles for alle lokalarkiver i Aarhus Kommune, mens XG-nummeret er unikt for det enkelte arkiv).
Se i øvrigt formandsberetningens punkt 5.

6. Eventuelt.
* Årsmødet takkede for Klavs Klercke Rasmussens (Viby Lokalhistoriske Arkiv) mangeårige og store indsats i Arkivudvalget. Klavs genopstillede ikke til Arkivudvalget som repræsentant for Område Syd og afløses af Kirsten Williams (Beder-Malling Egnsarkiv).
* Leif Nielsen (Viby Lokalhistoriske Arkiv) opfordrede til et tættere samarbejde arkiverne imellem, og der blev spurgt til, om der er lukninger af lokalbiblioteker på vej. Søren Bitsch Christensen kommenterede dette og fortalte, at Stadsarkivet arbejder med en idé om at fungere som datahotel for lokalarkiverne. Det drejer sig ikke for Stadsarkivet om at eje data fra lokalarkiverne, men at hjælpe lokalarkiverne med teknikaliteter, som lokalarkiverne ikke nødvendigvis bør belastes med. Søren opfordrede ligeledes alle til at være aktive i borgerhøringerne om den kommende Borgerservice og Bibliotekspolitik.
* Marianne Vasard Nielsen (Lystrup-Elsted-Elev Lokalhistoriske Samling) og andre fandt det beklageligt, at der ikke findes et fælles hjemmesidesystem for alle lokalarkiverne. Søren opfordrede til, at emnet tages op i Arkivudvalget igen.
* Søren Bitsch Christensen (Aarhus Stadsarkiv) opfordrede også til, at man begynder at overveje, hvordan det kommende generationsskifte i lokalarkiverne skal finde sted. Man kan tænke sig mange modeller. Lennie Bosen (Lystrup-Elsted-Elev Lokalhistoriske Samling) nævnte, at nærheden til lokalområdet er vigtig.
* Ordstyreren takkede for god ro og orden.
* Formanden takkede for et godt møde.