Arkivudvalgsmøde

Mødetidspunkt: Kl. 13:30 – 15:00
Mødested: Dokk1 M2.7
Deltagere: Kirsten Williams, Marianne Vasard, Niels Løgager, Søren Bitsch Christensen, Merete Aaby Nielsen og Britta Bitsch (referent)
Fraværende: Susanne Gilling

Referat

1. Samlet regnskab for arkiverne 2016 – KW/SG bilag
Sognerådsprotokollerne er ikke med i regnskabet. SBC følger op på dette.
ARKIBAS udgiften stiger med 2% årligt og er indbyggerbestemt, så udgiften stiger eksplosivt.
Stadsarkivet benytter ikke ARKIBAS, så der rettes henvendelse til Arkibas om fordelingsnøglen.

El, vand, varme og internet er desuden steget betragteligt.

Budgettet var 523.000,- forbruget har været 664.960,- og så mangler der 110.000,- til sognerådsprotokollerne.

Der forbruges af formuen, så aktivitetsniveauet skal overvejes fremadrettet. Der budgetteres med et underskud på kr. 60.000,- i 2017.

2. Godkendelse af ansøgninger og kontrakter for tidligere ansatte arkivledere. KW bilag: oversigt samt ansøgninger

Per Enevoldsen, Mårslet stopper som arkivleder efter 40 år.

Der fremsendes en honorarkontrakt til de syv der har ansøgt.
Kontrakten løber frem til udgangen af 2018. Ansøgninger og kontrakter journaliseres i Aarhus Kommune.

3. Planlægning af udsendelse af ansøgninger som arkivledere til øvrige lokalarkiver. KW

KW udsender disse efter årsmødet, med ansøgningsfrist 1.6.eller 1.11.

4. Flytning af lokalarkiverne i Skødstrup og Skæring. KW bilag

Hjortshøj Skæring arkiv er opsagt af Skæring skole med fraflytning 1. juli. SG er i dialog med skolen.

Der er fortsat håb om en løsning på Skødstrup skole.

Vi forsøger at få sagen om arkivernes lokaler i MBUs bygninger rejst principielt mellem Børn & Unge og Borgerservice & Biblioteker.

5. Årsberetning for arkivudvalget. KW bilag

Kirsten har skrevet en flot årsberetning, som vi glæder os til at høre mundtlig på årsmødet.
SBC tager årsberetningen med som orientering på et Rådmandsmøde.
Den skriftlige beretning udsendes til deltagerne forud for årsmødet.

6. Årsmøde. Bilag

Invitation

Program for årsmødet den 24.4.
17 – 18.15 Stadsarkitekt Stephen Willacy om Aarhus Havn
18.15 – 19.30 Spisning
19:30 – 21.30 årsmøde Lennie Boesen er ordstyrer

Tilmeldingsfrist onsdag den 7. april.

Mødested Informationen på Dokk1

Britta undersøger muligheden for at benytter Place to Book til tilmelding.

7. Vedtægter. BB bilag

Punktet udsættes da §7 og §8 skal revideres.

8. Forretningsorden. KW bilag

Udsættes til næste møde.

9. Valg af medlem til Aarhus Byhistoriske Fonds bestyrelse. SBC

Efter en vedtægtsændring ønsker fonden at få en repræsentant fra lokalarkiverne i bestyrelsen.

Bestyrelsen består efter reorganisering af Den Gamle By, Moesgaard og Stadsarkivet.
Der afholdes 3 møder om året. Den primære aktivitet er at udgive bøger. Der udgives 2 – 3 bøger årligt.
Bestyrelsen har til opgave at rejse projekter og tage stilling til de der bliver fremsendt til dem.

Udvalget finder muligheden interessant, evt interesserede inviteres til at henvende sig til arkivudvalget v. Britta Bitsch bbi@aarhus.dk

10. Indkomne ansøgninger til udviklingspuljen. Bilag
Der er indkommet 2 ansøgninger

Spolefilm fra Hjortshøj kr. 3.352,50 bevilget

Kamera til Viby kr. 7.000,- bevilget

PC til Mårslet kr. 5.000,- bevilget

11. Licensaftale og databehandleraftale mellem Arkibas ApS og arkivudvalget. KW bilag

SBC gennemgår aftalerne inden Kirsten skriver under.

12. Evt.
Opsigelse fra arkivleder Kurt Andersen i Viby pr. 1. juli.

Marianne ønsker at stoppe som repræsentant for område Nord og arbejder på at finde en afløser.

Niels efterlyser sammenlægning af de årlige indberetninger til SLA/Kulturstatistikken og arkivudvalget.

Det undersøges om honorarerne som b-indtægt bliver indberettet af Aarhus Kommune. SBC undersøger det.

13. Næste møde den 27. juni kl. 13.30 – 15 på Dokk1.

Punkter:
Vedtægterne §§ 7 og 8
Forretningsorden
Ansøgninger fra nye arkivledere
Evaluering af årsmødet