Referat fra møde i Arkivudvalget den 9. juni 2015

Mødetid: 9. juni 2015 kl.13.30-15

Mødested: Stadsarkivet

Deltagere: Svend-Erik Christiansen SEC, Marianne Vasard MV, Kirsten Williams KW, Søren Bitsch Christensen SBC, Merete Aaby Nielsen MAN,

Fraværende: Mikkel Hartvig Haaning, Lone Hedegaard Liljegren

Referent : Britta Bitsch

 

1.     Opfølgning på referatet fra sidste møde (SEC)

Der skal følges op på vedtægtsændringerne. BB sikrer godkendelse og underskrift i AAK og videresender til SLA.

SBC undersøger om arkivernes frivillige skal forsikres i lighed med frivillige i MSO.

Årsmødet 2016 afholdes den 27. april på Moesgaard. MV aftaler pris, lokale, fortæring m.m. med Moesgaard

 

2.     Opsamling fra årsmødet (SEC)

Der deltog 75 og 19 arkiver var repræsenteret. Arkivudvalget blev ikke præsenteret, huskes næste år.

Anvendelsen af indkøbsaftalerne blev igen berørt. Der er enighed om i udvalget ikke at forfølge emnet, da det ikke er noget problem at princippet til tider fraviges.

Arkiverne er interesseret i inventar fra Møllegade 1. BB kontakter Hovedbiblioteket med forespørgsel.

 

3.     Orientering om ny arkivleder i Højbjerg (KW)

Kaj Jensen er ny arkivleder i Højbjerg, hvilket udvalget tager til efterretning.

 

4.     Anvendelse af 7000 kr. modtaget i kompensation for uretmæssig brug af lokalhistorisk film på Danmarkshistorien.dk (SBC)

SBC orienterede om, at et forlag uretmæssigt har benyttet en af de film, der er fremstillet i fællesskab i forbindelse med et digitalt læremiddel. De betaler kr. 7.000,- i kompensation. danmarkshistorien.dk vil gerne lægge kr. 3.000,- oveni, så der er finansiering til endnu en fælles film. Denne bliver om Aarhus Havn.

Udvalget bakker fuldt op om dette.

 

5.     Tilbud om køb af film til undervisningshjemmeside – skal rettighederne deles med danmarkshistorien.dk? (SBC)

Systime vil gerne benytte en af de film som arkivudvalget/stadsarkivet og danmarkshistorien.dk har fælles rettigheder til i et undervisningsmateriale. Der forventes en indkomst svarende til 500 kr. pr. minut pr. år = 1.550 kr.

Beløbet vil gå til danmarkshistorien.dk og/eller lokalarkiverne – det afhænger af, hvem af parterne der har haft hovedansvaret for den konkrete film.

Udvalget accepterer dette.

 

6.     IT sikkerhed. (KW, MHH)

Arkiverne i syd har et ønske om at få en IT mand fra kommunen ud til deres næste møde d. 24. august og fortælle om, hvordan man kan optimere IT sikkerhed, ca. 45 min.

BB kontakter MHH, idet MAN og BB mener kompetencen må findes blandt ansatte i bibliotekerne.

 

7.     Køreplan for en digitalisering af sognerådsprotokoller (SEC)

Digitaliseringen kan ske fra mikrokort og processen igangsættes nu. Arbejdet sker i Stadsarkivet.

 

8.      Seniorjob på stadsarkivet i samarbejde med lokalarkiverne (SBC)

SBC foreslår, at tovholder på digitaliseringen af Sognerådsprotokollerne er en person i Seniorjob på Stadsarkivet. Der er gode erfaringer med dette fra digitaliseringen af Byrådsprotokollerne.

Arkivudvalget medfinansierer med op til Kr. 30.000,-.

 

9.     Orientering om hvordan lønsystemet fungerer for arkivmedarbejder, med tanker om omlægning. (SEC)

Der er forskellig praksis vedr. aflønning af arkivlederne. P.t. finansieres 28 timer ugentligt i alt. Det betyder, at der i en årrække har været overskud på lønkontoen. Der er oprindelig lavet en fordelingsnøgle for driftskontoen mellem de tre områder, denne er baseret på indbyggertallene.

SEC forelagde to forslag til fremadrettet model for lønmidlerne:

1)     at alle arkivledere får 1½ time pr uge, hvilket vil give 33 timer pr uge mod nuværende 28. Dette vil kunne finansieres af lønkontoen.

2)     at alle arkivledere får løn for 2 timer pr uge – dermed vil opsparingen være brugt i løbet af 3 år.

 

Udvalget besluttede at arkivledere fremover tilbydes 2 timer ugentligt på HK mindsteløn.

SEC underretter arkiverne omkring detaljerne vedrørende denne ændring. MHH gøres opmærksom på ændringen, idet lønforhandlinger foretages af Lokalbibliotekerne.

 

10.  2017 aarhusianere. Samarbejde mellem Stadsarkivet, Lokal arkiver, Biblioteker og skoler. SBC

BB fortalte om projektets ide samt status for det.

Projektet har flere perspektiver. At give de unge historisk bevidsthed, finde de gode, spændende livshistorier m.h.p. at formidle tider og steder. Interviewene digitaliseres m.h.p. formidling i forskellige formater.

Udvalget var sikker på, at der blandt lokalarkiverne vil være interesse for at deltage i projektet.

 

11.  Eventuelt

Arkivet i Beder-Malling har lavet en folder om byvandringer i de to byer. Den ligger på hjemmesiden, så man kan printe den ud. Der har været stor interesse for folderen.

 

12.  Meddelelser

Referater fra årsmødet og arkivudvalget ligger på https://www.aakb.dk/node/264

 

13.  Næste møde

Afholdes den 8. september 2015 kl. 13.30 til 15.00 i Stadsarkivet.

Punkt til næste møde:

Udstilling fra lokalarkiverne/Stadsarkivet i forbindelse med Rådhusets 75 års jubilæum i 2016.