Referat fra møde i Arkivudvalget den 24. februar 2015

Svend-Erik Christiansen, Vest, Formand

Søren Bitsch Christensen, Stadsarkivet

Merete Aaby Nielsen, Lokalhistorisk Samling, Aarhus Kommunes Biblioteker

Marianne Vasard Nielsen, Nord

Kirsten Williams, Syd

Afbud:

Lone Hedegaard Liljegren, Erhvervsarkivet

Mikkel Hartvig Haaning, Chef for Lokalbibliotekerne, Syd.

Referent:

Mikkel Randlev Møller, Fællessekretariatet for Borgerservice og Biblioteker

1.       Godkendelse af dagsorden.

Godkendt.

2.       Opfølgning på referat fra sidst.

Kort drøftelse.

3.       Årsberetning. Materialet fra Klavs Klercke er set og taget til efterretning.

Der er allerede indkommet nogle årsberetninger.

4.       Status omkring de justerede vedtægter.

Vedtægten er i høring. Den skal derefter godkendes af Aarhus Kommune og SLA.

Når den er endeligt godkendt, gives meddelelse herom fra Mikkel Randlev Møller, og lægges på hjemmesiden af Merete Aaby Nielsen.

5.       Forberedelse af årsmødet - dato, sted og indhold m.m. Efter Arkivudvalgsmødet har det vist sig, at vi i år ikke har mulighed for at holde årsmødet på Moesgård, så det vil bliver i stedet plan B, nemlig på Rådhuset tirsdag d. 28. april 2015. Sæt kryds i kalenderen. Der kommer senere en formel indbydelse til årsmødet".

6.       Økonomisk oversigt for 2014.

Der er ikke kommet en ny oversigt fra CØP endnu. Regnskab sendes til Svend-Erik Christiansen, som sørger for rundsendelse til Arkivudvalget.

Den budgetmæssige fordeling imellem områder og arkiver ændres ikke i 2015.

7.       Forsikringsforhold for frivillige på lokalarkiverne.

De frivillige på arkiverne er ikke forsikrede.

Det undersøges af Svend-Erik Christiansen, om SLA har erfaringer med forsikringer af frivillige medarbejdere. Søren Bitsch Christensen undersøger information på kommunens frivilligportal.

8.       Præcisering af udgifter hos det enkelte arkiv, der betales af fælleskontoen.

Fælleskontoen betaler alle arkibas- eller arkivrelevante, og registreringskurser. Emnet er beskrevet nærmere i reglerne for Udviklingspuljen. Disse regler lægges på hjemmesiden af Merete Aaby Nielsen.

9.       Status for ansøgninger til de ekstraordinære 5.000 kroner i 2015.

Alle ansøgninger til de 5000,- bevilges.

Bemærk, at eventuelle PC'er bestilles udelukkende igennem Aarhus Kommune. Ikke gennem andre leverandører.

Bemærk: Kun arkiverne kan modtage bevilling - ikke foreningerne. Åbys ansøgning bevilges til arkivet (ikke til foreningen). Det bemærkes, at alle navne under ansøgninger, reelt skal være involverede i ansøgningen.

10.   Ansøgninger til udviklingspuljen.

* Brabrand-Årslev: Der bevilges 4500,- til en projektor.

* Todbjerg-Mejlby: Der bevilges 4500,- til en projektor. Udviklingspuljen bevilger ikke penge til stole og møbler.

* Mårslet 1: Bevilget.

* Mårslet 2: Hvis arkivet finder sponsorer, kan der indsendes ansøgning om restbeløb.

11.   Ny arkivleder i Viby: Kurt Boch Andersen.

Arkivudvalget tiltræder indstillingen. Arkivudvalget ønsker Kurt tillykke med valget.

12.   Eventuelt.

* Digitalisering af sognerådsprotokoller. En stikprøve viser, at der er mellem 1800 og 1900 enkeltsider registreret på mikrofilm (60 sider pr. kort). Det overvejes, om materialerne skal digitaliseres.

* IT-sikkerhed. Et arkiv har fået hacket sin mail. Syd planlægger et arrangement om emnet. Der træffes aftale med Mikkel H. Haaning om arrangementet.

* Der er afholdt kurser i Arkibas for lokalarkiverne. Kurserne var en stor succes.

* I 2016 har Rådhuset 75-års-jubilæum. Det foreslåes, at lokalarkiverne laver en udstilling om kommunens historie i forhallen.

* På næste møde drøftes ensartet løn til arkivledere.

* Arkiv.dk er nu gået i luften. Det er allerede en stor succes.

* Man har nået en landsdækkende aftale om copyright. Nærmere information følger.

* Næste møde i Arkiv udvalget: 19. maj 2015 kl. 13.30 - 15.00.