Referat af arkivudvalgsmøde 18. marts 2014

Svend-Erik Christiansen, Vest, Formand
Kirsten Williams, Syd
Marianne Vasard Nielsen, Nord
Thomas Norskov Kristensen, Stadsarkivet
Lone Hedegaard Liljegren, Erhvervsarkivet
Merete Aaby Nielsen, Lokalhistorisk Samling, Aarhus Kommunes Biblioteker
Britta Bitsch, Chef for Lokalbibliotekerne.
Referent: Mikkel Randlev Møller.

Dagsorden:

 1. Opfølgning på referat fra
sidst.

 2. Administrationsgrundlag
for Lokalarkiverne. Ved Britta Bitsch. 

3. Årsmøde. 

4. Situationen i Tranbjerg. 

5. Eventuelt.

1. Opfølgning på referat fra sidst.
Intet.


2. Administrationsgrundlag for Lokalarkiverne. Ved Britta Bitsch.
Britta Bitsch berettede om baggrunden for administrationsgrundlaget. Først og
fremmest skal det foreslåede administrationsgrundlag sikre nemmere arbejdsgange
og en direkte kontakt imellem lokalarkiverne og Lokalbibliotekets ledelse.

To store sparerunder har desuden påvirket lokalbibliotekernes ressourcer, som kan
stilles til rådighed for samarbejdet.

Den dedikerede medarbejder, som nævnes i notatet, er Kirsten Pedersen.

I det følgende noteres rettelser og forklaringer til enkelte punkter i
administrationsgrundlaget:

Ad pkt. 4.: Det foreslåede koordinationsudvalg bliver ikke oprettet - men der
kan ved enkelte lejligheder anmodes (gennem Britta Bitsch eller Mikkel Randlev
Møller) om, at Kirsten Pedersen deltager i et arkivudvalgsmøde eller der kan
afholdes særligt møde. Konteringsspørgsmål løses med Kirsten Pedersen og
ansættelsesspørgsmål, overordnede forhold etc. løses med Britta Bitsch.
Koordinationsudvalget skrives ud af notatet.

Ad pkt. 7.: Dette punkt omfatter ikke nogen ændringer i, hvorledes det enkelte
arkiv skal agere - kun at der altid skal være meget tydelig angivelse af
EAN-nummer, XG-nummer, arkivets navn og køberens navn ved indkøb.

Ad pkt. 8.: Dette punkt er uomgængeligt - Kommunens indkøbsaftaler skal
overholdes.

Ad pkt. 11.: Dette punkt indebærer ingen ændringer i arkivernes arbejde.

Ad pkt. 12.: Regnskaber udsendes af Peter Staugaard, CØP til Arkivudvalgets
formand.

Ad pkt. 14.: Formuleringen præciseres.

Ad pkt. 16.: Arkivudvalget lægger vægt på, at Lokalbibliotekernes medarbejdere
og ledelse til stadighed orienteres om de enkelte arkiver og områders
aktiviteter.

* Med rettelser tiltræder Arkivudvalget administrationsgrundlaget.
Administrationsgrundlag udsendes i tilrettet stand.

* Arkivudvalgets vedtægt konsekvensrettes.

* Punktopstilling tilrettes i administrationsgrundlaget. 

Når administrationsgrundlaget er tilrettet, sendes det til Arkivudvalgets
medlemmer.

3. Årsmøde.
Dato: 28. april 2014.
Foredrag: Henrik Fode om lokalhistorien i Aarhus. Arrangeres ved Svend-Erik.
Honorar 2000,- kroner.
Sted: Folkestedet ved Svend-Erik.
Forplejning: Folkestedet ved Svend-Erik.
Klavs anmodes om at deltage, tilrettelægge og gerne fremlægge arkivernes
regnskab.
Invitation ved Svend-Erik.
Tilmeldinger modtages af Merete Aaby Nielsen.

4. Situationen i Tranbjerg.
Der har været fire medarbejdere på arkivet i Tranbjerg. De fire medarbejdere
standser alle i tiden ind til sommerferien (den sidste medarbejder forlader
arkivet pr. 1. juli 2014).

Det håbes, at der på længere sigt kan findes bemanding til arkivet. Men ind til
en sådan løsning eventuelt findes, er der ikke bemanding på arkivet.

Det skal i øvrigt bemærkes, at der IKKE er konstateret skimmelsvamp i Tranbjerg
Bibliotek, som er blevet undersøgt efter en vandskade.

5. Eventuelt.
* Tidspunkt for næste møde i Arkivudvalget: 27. maj 2014, kl. 13.30 - 15.00.

* Klavs Klercke Rasmussen er trådt ud af Arkivudvalget, og Kirsten Williams er
nyt medlem af Arkivudvalget for Syd.

* Britta Bitsch er medlem af Arkivudvalget som repræsentant for
Lokalbibliotekernes ledelse.

* På næste møde drøftes kriterierne for tildeling af midler fra
Udviklingspuljen.

* Merete Aaby Nielsen undersøger, hvordan dagsordener og referater fra
Arkivudvalgsmøderne eventuelt kan lægges på Lokalarkivernes fælles hjemmeside,
som er en del af AAKBs hjemmeside.