Referat fra møde i arkivudvalget

Referat Arkivudvalgsmøde den 9. september 2022, kl. 14 Åby Bibliotek / Åby-Åbyhøj Lokalhistoriske Arkiv

Til stede:

  • Kirsten Williams (forperson), valgt i Område Syd Beder-Malling Egnsarkiv
  • Niels Løgager Nielsen (næstformand), valgt i Område Vest. Åby-Åbyhøj Lokalhistoriske Arkiv
  • Søren Bitsch Christensen, Aarhus Stadsarkiv
  • Jytte Bjerg, valgt i Område Nord. Spørring Egnsarkiv
  • Kista Franck, Område Syd. Højbjerg-Holme Lokalhistoriske Arkiv
  • Susanne Gilling, Leder Biblioteksservice, Aarhus Kommunes Biblioteker
  • Mikkel Randlev Møller, Aarhus Kommunes Biblioteker (referat)

Referat:

1.    Meddelelser

A: Aaby-Aabyhøj lokalhistoriske arkiv har fået ny E-mail: Aabyarkiv@gmail.com
                             Taget til efterretning.

B: Åbent Samråd med Kulturministeren 31.8. om Lokalarkivernes udfordringer med GDPR. Optagelsen kan ses på Folketingets TVkanal
                             Taget til efterretning.

C: Nyhedsbrev fra Hjortshøj. Indflytning går planmæssigt, de leder efter medarbejdere til arkivarbejdet
             Taget til efterretning.

D: Åbent hus – Hjortshøj-Egå-Skæring Egnsarkiv.
                             Taget til efterretning. Invitationen udsendes med referatet.
                             Arkivudvalget kan desværre ikke deltage, men opfordrer til, at alle interesserede deltager. Arkivudvalget håber at besøge arkivet snart.

2.    Regnskab op til 15. juni 2022

Udsendt på mail i juni
Regnskabet tyder på, at nogle arkiver har meget lidt aktivitet. Man må forvente, at de stigende udgifter på verdensplan også vil ramme arkivernes indkøb.

3.    Drøftelse af besparelser på budget 2023

Økonomien er presset og det overvejes, hvordan der kan spares i budgettet. Med udgangen af året udløber akivledernes kontrakter. Lønnen til arkivlederne er en af arkivudvalgets største poster. Flere ting er ikke styrbare – som f.eks. kontingentet til SLA og Arkibas.
Lige nu er det vanskeligt at se, hvordan arkivudvalget skulle kunne øge udgiften til honoraret – f.eks. hvis flere arkivledere kvalificerer sig til honorar eller til højere honorar. 
Emnet drøftes på næste møde i arkivudvalget.
CØP bedes udarbejde et budgetforslag med en indregnet besparelse på 10%.
IT-konsulenten kontakter arkiverne for at afsøge mulighederne for billigere bredbånd.

4.    Ansøgning fra Spørring om tilskud til indkøb af PC

Spørring har opbrugt sin ramme. Arkivudvalget bevilger ansøgningen (maksimum 5000,-). Jytte Bjerg erklærede sig inhabil og deltog ikke i afstemningen om ansøgningen.

5.    Ansøgning fra Højbjerg om tilladelse til at fortsætte med computer projekt

Krista Franck erklærede sig inhabil og deltog ikke afstemningen om ansøgningen. Der er ikke tale om en ansøgning om penge fra Arkivudvalget.
Arkivudvalget udtaler sin støtte til projektet.

6.    Arkivledernes kontrakter udløber 31. december

Drøftet under punktet om besparelser.
Bibliotekernes administration står for administrationen af kontrakterne. Kontrakternes indhold skal justeres. Procedure for fornyelse skal aftales.

7.    Eventuelt

Næste møde er 15. november på Dokk1 (lokale M2-8 i de administrative arealer).

Susanne Gilling: Der er gang i arbejdet med Lys1 (hvori arkivet i Højbjerg indgår) samt planer for forbedringer af biblioteket i Solbjerg.

Søren Bitsch Christensen: Der linkes på hjemmesiden aakb.dk til de nys digitaliserede sognekommuneprotokoller.

Dokumentscanneren (på Stadsarkivet) kan stadig bookes af arkiverne til scanningsprojekter.

I fremtiden skal ansøgninger om midler til indkøb af udstyr ledsages af et bilag med et konkret tilbud.