Referat fra møde i arkivudvalget

Deltagere:Kirsten Williams (forperson), valgt i Område Syd Beder-Malling Egnsarkiv
Niels Løgager Nielsen (næstformand), valgt i Område Vest. Åby-Åbyhøj Lokalhistoriske Arkiv
Jørn Christiansen suppleant for Jytte Bjerg område Nord
Søren Bitsch Christensen, Aarhus Stadsarkiv
Susanne Gilling, Leder Biblioteksservice, Aarhus Kommunes Biblioteker
Mikkel Randlev Møller, Aarhus Kommunes Biblioteker (referat)

1. Meddelelser

A. Klavs Klercke er gået af som arkivleder i Viby pr. 1.4. Ny er Kurt Boch Andersen
Taget til efterretning af arkivudvalget.
Arkivudvalget takker for en stor og flot indsats over årene.
 
B. Nyhedsbrev fra Hjortshøj-Egå- Skæring Arkiv (bilag)
Taget til efterretning af arkivudvalget.
 
C. Udsendelse af halvårsregnskab
Halvårsregnskabet bliver udsendt til alle arkiver.

2. Samarbejdsaftale med Den Gamle By (to bilag begrundelse og aftale)

Punktet indeholder præcisering af aftalen. Materialerne fra Den Gamle By er til orientering til lokalarkiverne, og listerne er alene til arkivernes egen brug og skal ikke udleveres videre.

3.Vejlby-Risskov udfordringer med hjemlånt udstyr (J.C)

Man skal være påpasselig, når man udleverer computere til hjemlån for frivillige. Sørg for, at lave en kontrakt, hvoraf lånevilkår fremgår, samt at udstyret tilhører arkivet.

4. Vejlby Risskov udfordringer med åbningstider og lokaler (bilag fra Steen Busck)

Der er en god dialog mellem arkivet og bibliotekernes teamleder for Nord. I sjældne tilfælde (især i forbindelse med afstandskrav under Covid-19) havde biblioteket brug for at bruge salen og dermed aflyse en booking fra arkivet. Arkivet bliver altid tilbudt en alternativ løsning. 
De generelle regler om lokaleudlån kan ses her: Regler for lån og leje af lokale | AarhusBibliotekerne (aakb.dk)
Der ses ikke at være mulighed for at finde andre egnede og permanente lokaler til arkivet i området.

5. Alle arkivlederes kontrakter udløber ved årets udgang. Vi skal begynde at forholde os til nye kontrakter.

Økonomien i kontrakterne er for tiden i minus og økonomien skal derfor genovervejes.
Emnet drøftes igen på næste møde i arkivudvalget.

6. Lokalarkiverne og GDPR (Bilag svar fra rådmand) Mangler svar fra Kulturministeren- hvem har det? Bilag fra SLA.

Orientering ved Søren Bitsch Christensen med udgangspunkt i bilag. Emnet drøftes igen på næste møde i arkivudvalget.

7. Ansøgning: Beder Malling Egnsarkiv ansøgning om kr. 10.000 til bogudgivelse og tilbud fra Lasertryk a/s.

Arkivudvalgets forperson, som også repræsenterer arkivet i Beder Malling, erklærede sig inhabil i behandlingen af denne sag og deltog således ikke i behandlingen af punktet.
Arkivudvalget imødekommer ansøgningen og bevilger beløbet.

8. Nyt møde

9. september kl. 14.00, lokalarkivet i Åby
15. november kl. 13.30, Dokk1

9. Eventuelt

I Åby har man fået to nye frivillige, som er meget aktive.