Arkivudvalgsmøde

Deltagere:

Fra arkiverne Kirsten Williams, Niels Løgager, Krista Franck, Peter Poulsen, Jytte Bjerg og Jørn Christiansen
Fra AAKB: Susanne Gilling, Søren Bitsch Christensen og Mikkel Randlev Møller
Referent: Mikkeæ Randlev

 

Referat

1. Meddelelser

A.1.januar er der ansat nye arkivledere i Lisbjerg og i Tranbjerg.
Kontrakterne er underskrevet og journaliseret.
 
B. Det er med stor sorg, at vi har modtaget meddelelse om at den tidligere arkivleder ved Tranbjerg Lokalhistoriske Samling Erik Moldt er afgået ved døden d. 21.1.2021. Ære være hans minde.
 
C. De skriftlige årsberetninger for 2020 bliver først sendt til Arkiverne, når arkiverne på bibliotekerne kan åbne igen. Forhåbentlig 1. marts.
 
D. Bekæmpelse af sølvkræ i arkiverne. Det er vigtigt, at arkivalier opbevares tørt – f.eks. må de ikke opbevares på gulvet. Sølvkræ er efter sigende ikke det største problem, idet der eksisterer en større og mere destruktiv art ved navn skægkræ.
Søren Bitsch: Jeg har været i kontakt med flere kolleger. Den billigste metode er at anvende lokkedåser, der f.eks. kan købes i Matas. De siges at være ret effektive. I den dyrere ende kan man bestille Rentokil til at løse opgaven. 
Man skal være opmærksom på de pakker, man åbner, f.eks. med læg. Heri kan skadedyrene gemme sig. 
Hverken sølvfisk eller sølvkræ er farlige for mennesker, men de nedbryder arkivalsk materiale. 
Se mere Skægkræet kommer: Nyt skadedyr til fare for arkiver og museer (videnskab.dk)
Se i øvrigt: Pas på papiret! (historie-online.dk)

2. Regnskab for 2020 og budget 2021

Vi må begynde at forholde os til at vi også i 2021 budgetterer med et underskud. Vores nuværende opsparing er ca. 250.000. Sandsynligvis er opsparingen opbrugt i løbet af 4 år. Bl.a. er arkibas-licensen forhøjet med 8 % i år og næste år igen med 8 %.
Enkelte emner justeres i regnskabet.
Der er mange arkiver der, af gode grunde, ikke har brugt mange penge i 2020. 
Vejlby-Risskov tilføjes rammebeløb for 2021.

3. IT konsulent

IT-konsulenten blev ansat for et år i marts 2020. Vi skal tage stilling til om ordningen skal fortsætte endnu 1 år. Udgift kr. 6.500 årligt + kørsel.
Stillingen forlænges et år mere. SBC og KW drøfter, om der skal justeres i kontrakten for IT-vejlederen.
Der bør – af IT-konsulenten – etableres en procedure for, hvordan man sikrer, at passwords osv. kan tilgås nemt ved lederskifte osv.
Efterskrift: Svend Erik Kjølhede Nielsen har sagt ja til at fortsætte. Ordningen er forlænget til 1.april 2022.

4. Fælles by- og landskabsvandringer. I anledning af Oplandsudvalgets arbejde. /SB

Der kunne eksempelvis arrangeres byvandringer i anledning af genåbning efter covid (naturligvis i overensstemmelse med eventuelle regler om forsamling, afstand, værnemidler osv.). Emnet drøftes på kommende arkivudvalgsmøde.

5. Hvad man som arkiv kan arbejde med selvom der er nedlukning af det meste af samfundet /SG

Mødet delte erfaringer om, hvordan man ”holder hjulene” og engagementet i gang i denne stillestående tid (under nedlukningen pga. covid). Bl.a. har flere arkiver trappet op for formidlingen på sociale medier. Dog er det ikke alle frivillige, der kan arbejde med den elektroniske formidling.
Man savner nogle steder den ugentlige kontakt og mulighed for gensidig inspiration.
Der er bekymring for, at nogle frivillige kunne miste noget af gejsten.
Der opfordres til, at man fotograferer i lokalsamfundet – f.eks. nybyggerier osv.
Emnet – hvilke aktiviteter er igangsat under covid-nedlukningen for at holde interessen i lokalsamfundet og de frivillige – bliver et punkt i årsrapporten.

6. Covid-19 situationen og lokalarkiverne/SG

Arkivernes årsmøde udsættes – og situationen afventes. Mulige datoer: 14. eller 21. september 2021.
Efterskrift: Bestilling af værnemidler til det enkelte arkiv:
Vedr. bestillinger af værnemidler kan ønsker på standardting dvs. visirer, mundbind, håndsprit mv. sendes til Kirsten Pedersen kpe@aarhus.dk
Værnemidlerne leveres på det nærmeste bibliotek ift. det enkelte arkiv. Og proceduren kan først sættes i værk, når bibliotekerne åbner igen.
Indkøbet konteres på arkivernes fælles pulje

7. Ansøgning til Velux Fonden fælles med Stadsarkivet

Ansøgning er afsendt.

8. Eventuelt

Der opfordres til, at man altid holder PC’er opdateret. Herunder især med antivirus-programmer.
Enkelte arkiver bl.a. Spørring og Beder – Malling har fået foretaget større og mindre renoveringer.
Det foreslås, at arkiverne udveksler information om, hvilke særlige genstande eller udstyr, de enkelte arkiver har, som kan lånes af andre arkiver.

Evaluering af virtuelt møde: Enighed om et godt forløb

Næste møde er aftalt til 14. juni.