Arkivudvalgsmøde

Referat

Til stede: Kirsten Williams, Jørn Christiansen, Søren Bitsch Christensen, Susanne Gilling, Krista Franck, Niels Løgager, Jytte Bjerg, Svend-Erik Kjølhede Nielsen (IT konsulent)
Mikkel Randlev Møller (referent)

1. Meddelelser

A Møde med arkivlederne i Syd 26. maj.
Bl.a. drøftede man åbning efter covid-19. Arkiverne i Syd er indstillet på at vente med at åbne til august.
B Sabro og radonmåling
Der er lavet målinger og sket ændringer, således at problematikken bør være løst. Der foretages til stadighed målinger. Problematikken blev fundet i forbindelse med screening af skolebygninger i Aarhus Kommune for radon. Udgift for arkiverne 8-10.000 kr
C IT konsulent besøgt Højbjerg og Ormslev
IT-konsulenten Svend-Erik berettede om besøg i arkiverne. Besøgene har været overordentlig frugtbare. IT-konsulenten skriver til alle arkiver med generelle råd og anvisninger.
D Brug af arkivernes bibliotekshjemmeside under Covid-19 pandemi
Som overskrift for alle arkiver står der, at medarbejderne gradvis er ved at vende tilbage. Der bliver tilføjet, at ikke alle arkiverne har åbnet for besøgende endnu og man opfordres til at kontakte arkivet inden et besøg.
Arkiverne opfordres til at opdatere deres hjemmesider med åbningstider efter covid-19-genåbningen.
E Adgang til Stadsarkivet
Stadsarkivet er genåbnet. Der er efter Coviod-19 kun plads til 6 personer på læsesalen ad gangen. Scanneren er tilgængelig. Der kan aftales tid til scanninger. 
F Orientering om Veluxfonden i 2020
Det har tidligere været besluttet, at man søger Veluxfonden om midler til nye PC’er etc. før man søger hos arkivudvalget. Der kan nu igen søges først hos arkivudvalget, da evt. ny pulje fra Fonden endnu ikke er aftalt.
G Renovering af Tværgade 18, Malling (Beder-Malling Egnsarkiv)
Der udføres vandseparering og lægges nyt tag. Arkivet har anmodet udlejer om en ny gulvbelægning.
Pavillonen ved Risskov Bibliotek bliver renoveret. Løsningen medfører bedringer for arkivet.

2. Ny dato for årsmøde 8. september kl.16 på Blixens og planlægning af mødet

Lokale er bestilt – men tilladte antal deltagere er endnu ukendt.
Det foreslås, at der indbydes to eller tre repræsentanter fra hvert arkiv.
MRM undersøger, om der er nye regler for antal tilladte personer i lokalet før der udsendes invitation omkring 1. august og bestilles mad (sandwich).
På mødet orienterer SG og SBC om kommunens generelle coronatiltag. Dette er ikke et diskussionspunkt om man har lukket op for tidligt eller for sent. Spørgsmål om håndteringen fremover kan sendes ind på forhånd.
Årsmødet er ikke en generalforsamling, derfor ingen godkendelse af årsberetningen som bygger på arkivernes indsendte årsberetninger. Det er mødets formål at høre om arkivernes gode og dårlige erfaringer i 2019 og foråret 2020.
NL er ordstyrer på mødet.
Der er planer om at have en runde, hvor arkiverne beretter om erfaringer med at indsamle information om covid-19-nedlukningen.

3. Arkivernes situation under Covid-19 pandemi og praktiske foranstaltning

Drøftet delvist under andre punkter.
Det bemærkes, at arkiver i kombibiblioteker skal aftale genåbning med skolerne.
Arkiverne har været underlagt forskellige regler, alt efter deres placering i forskellige bygninger, forskellige udlejere, bygningsmæssige forhold, adgangsforhold og andet. Bibliotekerne har sørget for at melde ud om den konkrete udmøntning af reglerne for arkiver på bibliotekerne. Reglerne er blevet udarbejdet med konkret kendskab til de enkelte arkivers forhold.
Værnemidler: Der er værnemidler tilgængelige til alle arkiver på lokalbibliotekerne fra ca. d. 22. juni. Kontakt biblioteket for at høre om de er nået frem. Arkivudvalget konteres for forbrugte værnemidler. Arkiverne skal henvende sig herom på det nærmeste åbne lokalbibliotek.
Frivillige i risikogruppe opfordres af myndighederne til ikke at møde op til frivilligt arbejde.

4. Regnskab første halvår

SLA har ved en fejl sendt regninger (kontingent) direkte til hvert arkiv. Der betales imidlertid samlet fra arkivudvalget.
Udgiften til det aflyste årsmøde er blevet indberettet som et tab til kommunen i forbindelse med covid-19. Det er uvist, om der sker kompensation på et senere tidspunkt.
Generelt har arkiverne ikke brugt så mange penge i foråret – uden tvivl pga. covid-19.
Borum har et underskud på grund af indkøb at en trappelift. Arkivet oplyser at underskuddet forventes dækket fra anden side, inden årets udgang
De arkiver, der har husleje får denne betalt af kommunen.

5. Nye Møder

Arkivudvalget mødes 22. september og 16. november 2020.

6. Eventuelt

Hjortshøj-Egå Egnsarkiv er blevet præsenteret for en løsning for arkivets lokalemangel, men har endnu ikke meldt tilbage om man er tilfreds hermed.
Det forslås, at arkivudvalgets formand fremover bliver kaldt forperson.