Arkivudvalgsmøde
Referat
1. Meddelelser
Arkivudvalgsmøde tirsdag d. 22. september kl. 13.30 -15.30 på Dokk1.
Orientering.
Mødet er aflyst pga. stigende smittetryk. Punkt 4 og 7 blev besluttet på mail.
2.Årsmødet nr. 2 8.9.2020 aflyst pga. stigende smittetryk
Orientering.
3. Peter Grosens Mindefond
Orientering.
Næste ansøgningsfrist er 1. april i 2021.
http://grosen-fond.dk/
4. Orientering fra Stadsarkivet: SB 23.9.2020
SBC forklarede om projektet. I Første halvår af 2021 er alle sognekommunernes arkiver registrerede.
På vores hjemmeside ser det f.eks. sådan ud: https://stadsarkiv.aarhus.dk/
Artiklerne bliver også til opslag i AarhusWiki, hvor de med tiden vil blive samlet her: https://aarhuswiki.dk/wiki/Landkommunalstyret_(sognekommuner)
2. Covid-19 situationen og lokalarkiverne – Bilag 1
Reglerne ændres til stadighed fra myndighedernes side. Aarhus Kommunes Biblioteker følger naturligvis både anbefalinger og regler fra myndighederne.
Når der er ændringer, melder Kommunen ud i forhold til arkiverne.
De fleste arkiver er åbne – med begrænsninger af forskellig art, f.eks. tidsbestilling.
SG spurgte, om arkiverne har behov for at få udleveret visir. Et enkelt arkiv mangler mundbind. SG følger op herpå.
NL & KW: De siddende medlemmer af arkivudvalget fra Område Vest – Niels Løgager og Peter Poulsen- og Syd – Kirsten Williams og Krista Franck er genvalgt til Arkivudvalget.
3. Ansøgning fra Beder Malling Egnsarkiv om refusion af udgifter i forbindelse med Covid-19 – Bilag 2
KW erklærede sig inhabil og deltog ikke i afstemningen om ansøgningen. Ansøgningen blev imødekommet af arkivudvalget.
4. Ansøgning fra Støtteforeningen for Solbjerg og omegns lokalhistoriske arkiv
Ansøgningen blev behandlet på mail. Ansøgningen blev imødekommet.
5. Ansøgning fra Tranbjerg Lokalhistoriske Samling – Bilag 3
Ansøgningen imødekommet.
6. Hjortshøj Egå Skæring Egnsarkiv.
Arkivet har taget imod en løsning, hvor arkivet bliver placeret i en forhenværende pedelbolig. Arkivet har besigtiget lokalerne.
Det ser ud til, at arkivet kan flytte ind i efteråret 2021.
Arkivet har anmodet om hjælp til en del af møbleringen af lokalerne.
Det er godt, at arkivet efter cirka tre år nu er på vej til genhusning.
Arkivudvalget er åbent for, at se på mulighederne for at give støtte til arkivets møblering (i rimeligt omfang).
Det kan f.eks. undersøges, om der er overskudsmøbler i Kommunen.
7. IT- konsulent
Følgende er besluttet på mail og sendt 27.9.2020 sammen med arkivernes indberetninger
Arkivudvalget opfordrer IT konsulenten til fortløbende at kontakte arkiverne på mail/telefon og forhøre om de ønsker besøg.
Der udsendes løbende mails med gode råd til arkiverne.
Arkiverne er meget glade for mailene med gode råd. Enkelte arkiver beder om, at mails er lettere at læse for ikke teknisk indviede.
8. Regnskab op til 5.11.2020 – Bilag 4 udsendt til alle arkiver og arkivudvalg
Årets regnskab viser et foreløbigt mindre forbrug – uden tvivl grundet covid.
Næste år bliver regningen fra SLA samlet som en enkelt, som adresseres til Arkivudvalget.
Enkelte emner er ikke korrekt konteret. KW kontakter CØP herom.
9. Budget 2021 – bilag 5
Drøftet og godkendt af arkivudvalget.
Indsatte regnskabstal er fra 5.11. Årets tal indsættes, når årsregnskabet foreligger.
10. Årsmøde 2021 dato
Mødedato: 14. april 2021.
Lokale og forplejning bestilles sent før mødet – for at tage hensyn til den aktuelle covid-situation på det pågældende tidspunkt.
11. Nye møder 2021
8. februar og 14. juni 2021.
Kalenderinvitationer til mødet er udsendt på mail.
Ind til videre er møderne indkaldt som elektroniske møder over Microsoft Teams.
12. Drøftelse af eventuelt fælles ansøgning fra Stadsarkivet/lokalarkiverne til Veluxfonden
Der udarbejdes ansøgning i fællesskab. SBC er tovholder. Ansøgningsfrist 15.december 2020
13. Ansøgning fra Tranbjerg – ny arkivleder.
Den eksisterende arkivleder holder 31.12.2020. Der foreligger en ansøgning om at blive ny arkivleder pr. 1.1.2021. Vedkommende modtager honorar på sats II – på baggrund af den eksisterende tabel:
Sats I fast åbningstid mindst x 2 mdl.
Sats II Fast ugl. åbningstid + hjemmeside
Sats III som II + gennemført arkivlederuddannelse hos SLA ialt 5 moduler.
Kontrakten løber i to år, således at kontrakt skal fornyes på samme tidspunkt som alle de andre arkivledere.
12. Eventuelt
JC: Der er sølvkræ i arkivet i Risskov. SBC undersøger, om der findes midler herimod.
KF: Der er succes med salg af bogen ”Fra landsby til forstad”. 4. oplag er i trykken.
SG: Rigsarkivet har givet lokalarkiverne adgang til avis databasen ”Mediestream” via lokalbibliotekerne. Fra centralt hold sendes liste ud til arkiverne, så de kan påføre deres IP adresse, og dermed få adgang efterfølgende. IT-konsulenten skriver ud til arkiverne hvordan de finder deres IP adresse..
NL: Årets kalender for Åbyhøj udkommer igen i år, oplag 800 stk.
KW: En fond har bevilget midler til en professionel dronefotografering af Beder-Malling.