Arkivudvalgsmøde

Dagsorden og referat:

1. Meddelelser
   Jytte Bjerg har ikke modtaget dagsorden til mødet eller referatet fra sidst. Mikkel Møller sørger for at det rettes til fremad. Jyttes mail er: jyttebjerg@mail.dk
   Alle lokalarkiver er nævnt på side 89 i Bibliotekets arrangementskatalog for foråret 2020.
   Invitation til reception på bogudgivelse Højbjerg Holme 3 marts. Bilag var lagt på dagsorden.
    
2. Orientering om lokaleforhold for Hjortshøj, Sabro og Vejlby-Risskov. (Sabro: Forhøjet radon, Der afholdes møde mellem Bibliotekerne, arkivet og skolen).
   Hjortshøj: der afventes en tilbagemelding fra arkivet på den lokaleløsning, der er tilbudt fra Aarhus Kommune på et møde i december 2019.
   Sabro: der er målt forhøjet radonniveau i arkivet i Sabro på Sabro Korsvejens skole. Der følges op ved et møde mellem Bibliotekernes Teamleder for Bygninger, skolens pedel og skoleleder.
   Vejlby-Risskov: flere træffetider har i efteråret været aflyst, da Risskov Bibliotek skulle bruge salen. Flere af gangene var kort tid efter hinanden, og det vanskeliggør opgaven for arkivet.
    
3. Ny email:
   arkivudvalgetAAK@gmail.com Kirsten Williams har oprettet denne mail som bruges fremad i arkivsammenhænge.
    
4. Ansøgning fra Brabrand-Årslev om tilskud til bog ( 2 bilag ansøgning og oversigt tilbud).
   Ansøgningen blev bevilget.
    
5. Årsmødet 10. marts:
   a)    Arkivudvalget v/ KW formulerer en invitation, der sendes til kommentering hos udvalgets medlemmer inden udsendelse. Kirsten sender invitation ud. Sekretær for udvalget   Mikkel Randlev Møller tager imod tilmeldinger.
   b)    Årsmødet afholdes 10. marts kl. 17, Blixens Roof Top Lounge i Teknik og Miljøs nye kontorbygning, Karen Blixens Boulevard 7, 8220 Brabrand.
   c)    Dato for tilmelding til arrangementet besluttes af arkivudvalget. Kantinen skal have besked om deltagerantal 14 dage før arrangementet. Dato for tilmelding er 25. februar.
   d)    Der arrangeres rundvisning v/ Keld Laursen, administrerende direktør i Brabrand Boligforening. Keld Laursen er informeret om, at der ønskes en rundvisning i området for cirka 70 mennesker fra kl. 17 til 18.
    
6. Skriftlig årsberetning – indhold
   a)    KW bad medlemmerne sende input til diverse punkter, herunder orientering om stadsarkivets samarbejde med lokalarkiverne, arbejdsgruppen vedr. IT og lokaleforhold i lokalarkiverne mv. KW bearbejder besvarelserne fra arkiverne til sin beretning. Årsberetningen sendes til udvalget for kommentarer og til arkiverne i begyndelsen af marts.
    
7. Genforening - aktiviteter fra Arkivudvalg
   a)    Der koordineres ikke aktiviteter fra Arkivudvalget, men der er en forventning om, at arkiverne lokalt vil gennemføre aktiviteter i samarbejde med andre lokale foreninger.
   b)    Genforeningssten står i Borum, Harlev, Hasle, Lindå By/ Todbjerg sogn, Lystrup, Malling, Mejlby Sogn/Hjortshøj, Risskov/Ellevang Sogn, Skødstrup, Solbjerg, Mårslet/Testrup Højskole, Todbjerg sogn og by.
    
8. IT-indkøb. Bilag.
   Når der købes it-udstyr for kommunens tilskud skal procedure, der er beskrevet i ”Notat vedrørende indkøb af IT udstyr til Lokalarkiverne”, følges.
   IT-udstyr mærkes med en label og arkivet fører en liste med eget udstyr. 
   Bilaget blev gennemgået og tages til efterretning.
    
9. Orientering fra kommunens Center for Økonomi og Personale: 
   • Fondsmidler fra private fonde, der indbetales på arkivets konto i kommunen og anvendes til køb af udstyr, skal aflevere 17/5 % i fondsmoms. Så først afløftes almindelig moms på 25 %, når udstyr købes, så lægges der 17,5 % til. Det gælder kun fondsmidler, der indbetales på Arkivets konto i Aarhus Kommune. Der bliver givet orientering i årsberetningen.
10. Eventuelt
    Hvis der er tvivl om grænserne mellem arkiverne skal man tale med hinanden om en løsning i mindelighed. I Foreningens vedtægter er grænserne mellem arkiverne anført i forhold til sogne.

Næste møde er aftalt til 8. juni

Mødet efter sommerferien afholdes i arkivet i Spørring.