Arkivudvalgsmøde

• Årsmødet 18.4 KW. Der afholdes årsmøde på Kvindemuseet den 18. april 2018 kl. 17-21. Der er mulighed for at se udstillingen før mødet, kan dette ske ved henvendelse i museets reception. Mødet indledes ved en repræsentant fra Besættelsesmuseet, der beretter om museets kommende aktiviteter og renovering. Der er plads til 80 deltagere til årsmødet. Det prioriteres, at der er plads til repræsentanter fra alle arkiverne. KW udarbejder invitationen. Tilmeldinger sendes til Kirsten Williams samlet for hvert arkiv med angivelse af antal deltagere fra arkivet (mallingkw@gmail.com). Årsberetningen rundsendes af KW i arkivudvalget i uge 11 til godkendelse.
• Afholdt kursus i interviewteknik. KW. Der har været afholdt kursus med 23 deltagere. Der var både teori og praktiske øvelser. Veluxfonden har bevilliget 11.500 kr til afholdelse af kurset.
• Lokalesituation Hasle og Skødstrup samt Hjortshøj. SG 
  Hasle: Der tages kontakt til MSO om lokaler.
  Skødstrup: Nye lokaler er på vej til at være klar. Enkelte emner skal dog stadig ordnes (f.eks. gelænder til kælder). Der planlægges et mindre åbningsarrangement. Dato for åbning er endnu ukendt. Samarbejdet mellem biblioteker, skole og arkiv har været god og frugtbar.
  Hjortshøj: Der er afholdt møde 2.2.2018 om arkivets situation og fremtidige placering. Forvaltningen er i gang med at under-søge muligheder for placering og har aftalt møde med Fonds-bestyrelsen for Multihuset i uge 11. Arkivet arbejder aktivt vi-dere med formidling etc. Der er mulighed for at aftale, at hente arkivalier i Stadsarkivets magasin for arkivet. SBC orienterer arkivet.
  Hasle: PP orienterede om, at kælderlokalet i Hasle ikke er særligt attraktivt, men at arkivlederen i Hasle på den anden side ikke ønsker at flytte fra den nuværende adresse, som er god i formidlingshenseende.
  Vejlby-Risskov: JC orienterede om, at lokaler på Risskov Bib-liotek heller ikke er optimale. Man kunne bringe emnet op og arbejde med en oversigt over eventuelle lokaleønsker. SG: Der arbejdes for en bedre fremtidig løsning på pavillonens til-stand i Risskov. Man kan tage kontakt til biblioteket og spørge til, om der er mulighed for at udvide åbningstiden.
• IT i Højbjerg. SG. 
  SG: Dataforbindelse på arkivet er opgraderet til højere hastighed..
• KW er genvalgt som repræsentant for Syd i arkivudvalget fra 1.4.2018-1.4.2020. Krista Franck er suppleant.
  NL er genvalgt som repræsentant for Vest i Arkivudvalget fra 1.4.2018 til 1.4.2020. Peter Poulsen er suppleant.
• Ny politik for Borgerservice og Bibliotekerne, og dermed også for arkiverne skal udarbejdes og være færdig primo 2019. 
  SG/MRM: Arbejdet med en ny politik er i den tidlige opstarts-fase. Der vil blive en proces, der involverer interessenter og borgere. Den nøjagtige proces er endnu ikke fastlagt – men der sker naturligvis involvering af arkiverne. Emnet drøftes på næste møde i arkivudvalget.
  SBC: Der er god anledning til, allerede nu at overveje arkivernes input til en ny politik – det er godt at gøre sig synlige. Den nuværende politik: https://www.aakb.dk/nyheder/publikationer/politik-for-borgerservice-og-b...

2. Årsregnskab 2017.
Efter ønske fra sidste møde kort beskrivelse af posterne Fælles, Udviklingspuljen og lokalarkiverne.
KW orienterede om regnskabet for 2017: Der er ikke indkommet kommentarer om fejl i posteringerne fra arkiverne.
Der har i 2017 været et mindre merforbrug, som tages fra opsparingen. Dette passer fint med budgettet. 
Ved gennemgang af kontingentet til SLA fremgår det, at Lokalarkiver-ne betaler for Midtbyen, hvor der aldrig har været et lokalarkiv .KW retter henvendelse til SLA.

3. Vedtægterne for Foreningen Lokalarkiverne har været i høring hos arkiverne.
De er tilrettet og skal godkendes af Udvalget før de sendes til SLA.
KW: Vedtægterne har været i høring. Der er enkelte mindre rettelser. Vedtægterne afspejler den nuværende organisering samt de aktuelle forhold om honorar til arkivlederne. 

• Det understreges, at meddelelser fra arkivudvalget, formanden og fra sekretariatsbetjeningen ikke kun er rettet til arkivlederen – de er rettet til alle de aktive i lokalarkiverne. Man bedes derfor dele meddelelserne med sine kolleger.
• Der er gennemført arkitektkonkurrence bygningen i Gellerup, hvor både bibliotek og lokalarkiv får til huse i 2020. 
• Man bør altid installere tilstrækkelig virusbeskyttelse på lokal-arkivernes PC’er. Dette er en nødvendig udgift idet sikkerheden skal prioriteres meget højt.
• SBC: Aarhusarkivet.dk er nu gået i luften. 
• SBC: Der afholdes kurser hver fredag kl. 10.00 på Stadsarkivet for de, der indskriver sognerådsprotokoller.
• KW: Beder-Malling har fået et ekstra lokale i sognegården til opbevaring.