Arkivudvalgsmøde

Deltagere: Kirsten Williams, Jytte Bjerg, Krista Franck, Niels Løgager, Jørn Christiansen, Søren Bitsch Christensen, Susanne Gilling, Mikkel Randlev Møller (referent).
 
Referat

1. Meddelelser:
   1.1 Status på dokumentscanner SB
   Systemet har drillet lidt. Men der er sat professionel hjælp på sagen. Forventeligt meldes ud om brug af scanneren efter sommerferien (omkring 1. august). Der arrangeres en markering af opstart i løbet af august.
    
   1.2 Lokaleforhold Hjortshøj. 
   Orientering ved SG, SBC og MRM om de tiltag, der tages for at løse arkivets hjemløshed. Bl.a. undersøges fortsat en eventuel placering ved en tidligere planteskole i Skæring. En borgerhenvendelse om adgang til arkivalier fra arkivet besvares af rådmanden, og vil indeholde information om, at borgere til stadighed kan henvende sig til egnsarkivet, der kan sende henvendelsen videre til Stadsarkivet, og få lov til at se arkivalier.
    
   1.3 Henvendelse til arkiverne om materiale til Opdag Århus SB
   Der er indkommet materiale fra enkelte arkiver.
    
   1.4 Orientering om projekt "Digitalisering af Lokalhistorisk Litteratur udgivet før 1989" SB
   En hjemmeside for slægtsforskere ønsker at digitalisere lokalhistorisk litteratur fra før 1989. Man har opnået en aftale med Copydan.
   Projektet søger penge fra fonde til timer til scanning. 
   Arkivudvalget opfordrer lokalarkiverne i Aarhus Kommune til at gøre scanninger af materialer tilgængelige for projektet. Der er tale om årbøger, småskrifter, artikler osv.
   Stadsarkivet koordinerer gerne brug af dokumentscanneren i forbindelse hermed. 
    
   1.5 Indkøbsvejledning. Bilag SG
   Udsendes med dette referat.
    
   1.6 Tilretning af vejledning om arkivernes IT-indkøb.
   Der arbejdes med denne sag og en ny vejledning er på vej.
   Hvis et arkiv ønsker at skifte leverandør af internet, skal arkivudvalget orienteres herom (idet det er arkivudvalget, der betaler for netforbindelserne).
    
2. Suppleanternes deltagelse i udvalgsmøder KF
   Det er en fordel at suppleanterne deltager i arkivudvalgsmøderne og er velinformerede. Der kommer flere input på møderne og viden overføres bedre til nye arkivudvalgsmedlemmer.
    
3. Generel opfølgning på Årsmødet i Den Gamle By 30.4. Referat udsendt.
   KW stod for det fulde arrangement og vil gerne have mere assistance ved næste årsmøde.
   Ved næste årsmøde deltager hele arkivudvalget i planlægningen og afviklingen af mødet.
   Det bemærkes, at årsmødet er et orienterende møde – ikke en generalforsamling. Man bør bringe eventuelle emner og klager til de lokale områdemøder eller eventuelt skrive til arkivudvalget.
    
4. Fælles digital politik for Arkiver
   JC udarbejder en liste med aktuelle IT-relaterede spørgsmål. Listen sendes til SBC. 
   Listen benyttes til eventuelt grundlag for udarbejdelse af gode IT-råd.
   Derefter overvejes behovet for en decideret IT- og digitaliseringsstrategi for arkiverne i arkivudvalget.
    
5. Modernisering af arkivernes profil på bibliotekernes hjemmeside, herunder tilretning af kort.
   Der afholdes møde mellem KW og bibliotekerne om en opdatering af hjemmesiden.
   Der mangler endnu en beskrivelse (100 ord hver) af arkiverne i Sabro, Vejlby-Risskov til hjemmesiden.
    
6. Regnskab op til 1. juni. Bilag
   Ny udgave udsendes med referatet.
   Bemærk: Kurser, der er relevante for arkivets drift, dækkes af fælleskontoen.
    
7. Ansøgning: Beder-Malling Egnsarkiv: Program "Fine Reader" og installering af fibernet fra Aura. Bilag
   Arkivudvalget drøftede og godkendte ansøgningens to punkter. Beløbene bevilges af arkivudvalget.
    
8. Møde datoer efterår 2019.
   17. september, kl. 13.30-16.00, Åby-Åbyhøj Lokalhistoriske arkiv (Åby Bibliotek).
   26. november, kl. 13.30-16.00, Dokk1, lokale M2-7.
    
9. Referat fra sidst.
   Godkendt.
    
10. Eventuelt.
    Procedure ved fondsmidler.  Der udsendes en procedure for modtagelse af fondsmidler på senere tidspunkt.