Arkivudvalgsmøde

Til stede:
Kirsten Williams, Niels Løgager Nielsen, Søren Bitsch Christensen, Jørn Christiansen, Inge Daugaard, Krista Franck

Afbud:
Jytte Bjerg, Susanne Gilling

Referent: Mikkel Randlev Møller

Referat:

1. Meddelelser

   A. Ansøgning til Velux Fonden om en fælles dokumentscanner
   Ansøgning afsendt.

   B. Orientering om Hjortshøj-Egå-Skæring Egnsarkivs lokalesituation
   Der er kommet to forslag til placering fra lokale fællesråd. Disse undersøges af forvaltningen.

   C. 12 nuværende arkivledere med honorar har ansøgt om at fortsætte 2019-2022: Lisbjerg, Spørring, Trige, Ormslev, Mårslet, Beder-Malling, Lystrup, Højbjerg, Åby, Tranbjerg, Solbjerg, Tilst.
   Arkiver med arkivleder: Lisbjerg, Spørring, Trige, Ormslev, Mårslet, Beder-Malling, Lystrup, Højbjerg, Åby, Tranbjerg, Solbjerg, Tilst.
   Kontrakterne opdateres og udsendes af KW til underskrift i uge 49.

   D. Orientering om arbejdet med ny arkivlov og udmøntning af Persondataforordning (GDPR)
   SBC orienterede:
   Den nye arkivlov er på Folketingets lovprogram i første halvdel af 2019.
   SLA har en god oversigt over persondataforordningen, som anbefales.
   Hvert enkelt arkiv skal selv lave en vejledning for, hvordan arkivet følger persondataforordningen.
   https://danskearkiver.dk/arkiverne-og-ny-databeskyttelseslov/

   E. Orientering om møder med arkiverne i Syd, Nord og Vest. Bilag: 3 mødereferater
   Referater vedlagt dagsorden til dette møde.
   JC udtrykte bekymring for generationsskiftet i egnsarkivet i Vejlby. Desuden mangel på PC’er.
   KW orienterer igen om forskellige EDB-relaterede emner på årsmødet.
   Det understreges endnu en gang, at alle SKAL have virusprogrammer på PC’er der benyttes til arkivarbejdet.
   Solbjerg, Ormslev, Kolt har ikke adgang til arkivalierne i sommerferierne. Dette er et problem for arkiverne. Der er imidlertid lukket på bibliotekerne på grund af skolernes sommerferier og arkiverne opfordres derfor til at drøfte sommerferielukningen med skolerne.
   Arkivudvalget anbefaler, at man ikke lægger billeder på nettet af gravsten, før disse har stået i 10 år.

   F. Orientering om ny politik for biblioteker og lokalarkiver i AAK
   Orientering:
   KW har deltaget i møder om udarbejdelsen af en ny politik for Borgerservice og Biblioteker – hvorunder arkiverne hører organisatorisk set i Aarhus Kommune.
   Politiken vil formodentlig lægge vægt på synlighed (bl.a. på internettet) og forankring i lokalsamfundet.
   Der er ikke udtryk for utilfredshed med lokalarkiverne, alene et ønske om at styrke arkiverne lokalt – hvilket f.eks. vil give arkiverne en stærkere position i forhold til pres på lokaler, styrke arkivernes rekruttering af frivillige o.a.
   Politiken vedtages efter en høring- hvor lokalarkiverne kan deltage.

2. It- udstyr til lokalarkiverne og aftale om bestilling gennem AAK. Tre bilag
   Orientering og drøftelse. Se i øvrigt bilag.
   Det bemærkes, at PC’er indkøbt i dag som oftest har meget lidt plads på harddisken – man vil ofte få brug for en ekstern harddisc.
3. Regnskab til 1.11.18 og budget 2019. Et bilag
   Regnskabet blev gennemgået.
   Mange arkiver er påholdende med indkøb af udstyr. For de flestes vedkommende er dette ikke nødvendigt.
   Arkiver med for stor opsparing vil næppe modtage rammebeløb fra arkivudvalget i 2019.
4. Planlægning af årsmøde 2019
   KW har taget kontakt til Den Gamle By med henblik på afholdelse af årsmødet dér. Der var enighed om dette.
   KW går videre med dette.
   Foreløbig dato for årsmødet 9. april 2019 (eventuelt 30. april).
5. Ansøgninger til Udviklingsfonden. 
   • Borum-Lyngby: Det undersøges om Kommunen har kasserede brandsikre skabe med hylder, som kan stilles til rådighed. Arkivudvalget bevilliger arkivskabene, hvis der ikke kan findes nogle i kommunen på grund af arkivets særligt isolerede placering. Arkivet skal indhente bekræftelse på, at gulvet kan bære sådanne skabe.
   • Beder-Malling: PC med dokkingstation bevilges.
6. Møder i 2019
   Næste møde i arkivudvalget: 
   12. marts 2019 og 18. juni 2019
7. Evt.

Enkelte spørgsmål blev drøftet kort.