Forvaltningssekretariatet i Borgerservice og Biblioteker

Deltagere:  FMU-medlemmer

Referent: Mikkel Randlev Møller

1. Godkendelse af referat.    

Godkendt uden kommentarer.

2. Opfølgning fra tidligere FællesMEDudvalgsmøder.

3. Evaluering af Borgerservice på bibliotekerne samt drøftelse af overdragelsen til Risskov, Åby, Viby og Højbjerg. Orientering ved Rolf Hapel og Mette Holst Langberg. Efterfølgende drøftelse.    

Orientering ved Mette Holst-Langberg med udgangspunkt i bilag. Der er igangsat drøftelse i MED-systemet i forhold til selve overdragelsesprocessen. En senere egentlig evaluering på medarbejder-, leder- og brugerside vil ske i henholdsvis foråret 2012 (små og mellemstore lokalbiblioteker) og efteråret (de fire store lokalbiblioteker) i form af brugertilfredshedsundersøgelser, kvantitative målinger og kvalitative interviews.
        
Bibliotekspersonalesiden fremhævede, at emnet er blevet drøftet i en konstruktiv ånd i relevante fora, samt at Borgerservices personale skal have stor ros for den gode undervisning og sidemandsoplæring. Der blev fremført et ønske om, at offentligheden får klar oplysning om, hvad man kan få hjælp til på lokalbibliotekernes Borgerservice. Det kan være med til at forventningsafstemme.
        
Borgerservicesiden fremhævede at der har været frustrationer over IT-tekniske besværligheder samt, at opgaverne ikke altid blev modtaget i en lige positiv ånd (don’t kill the messenger). Man efterspurgte, at bibliotekspersonalet var blevet bedre forberedt på forandringen, således at overdragelsen kunne være sket i en mere positiv ånd.

Man fremhævede, som også bibliotekspersonalet, at en forventningsafstemning med borgerne er vigtig.
        
Der var bred enig hed om, at brugerundersøgelserne bør være fremadrettede – ikke tilbageskuende.

RH gjorde opmærksom på, at en indkøringsfase tager tid.
        
Det har været en yderligere stressfaktor under overgangen, at denne er kommet samtidigt med andre omvæltninger – organisatoriske forandringer og besparelser.
        
Kommentarerne blev taget til efterretning.

4. Borgerservice på bibliotekerne (fast punkt).

Fast punkt, men dækket i ovenstående. Punktet er fremover døbt ”Borgerserviceopgaver på lokalbibliotekerne”.

5. Klippekortsordning.

Opfølgning fra tidligere møde samt beslutning om der fortsat skal være en forpligtigelse til at tilbyde den såkaldte fifty-fifty ordning.

Sagen vedlægges baggrundsnotat fra sidste møde (bilag05b). Det i dagsordenen vedlagte notat giver information angående klippekortsordningerne, som overvejes under dette punkt.

Rammen for forbrug pr. medarbejder er 1000 kr. årligt, men ofte er det reelle forbrug betydeligt mindre. Dog kan der identificeres forskelle mellem de organisatoriske enheder.

Der er en generel medarbejdertilfredshed med ordningen. For de kolleger, der benytter ordningen, har denne stor betydning. Samtidigt synes ordningen ikke at være en stor økonomisk belastning. Uforbrugte midler overføres ikke til efterfølgende år.

Konklusion: Ordningen fortsætter uden ændringer. Notatet tages med på de lokale medarbejderudvalg.
        
Ordningen beskrives i en kommende artikel i BoB-Nyt

6. Orientering om analyse af mulige arbejdsmiljømæssige opmærksomhedspunkter ved glittet beton som gulvoverflade i Multimediehuset.

Henrik Traberg orienterede med udgangspunkt i bilag: I niveau 0, 1 og 2 i Multimediehuset er det besluttet at benytte glittet beton som gulvmateriale. Beslutningen er truffet på baggrund af en samlet vurdering af de anlægsøkonomiske, drifts- og vedligeholdelsesmæssige, arbejdsmijømæssige og arkitektoniske fordele og ulemper ved de forskellige materialetyper. Beton opleves som et relativt hårdt materiale og dermed som noget, der kan give arbejdsmiljømæssige udfordringer. Der er igangsat en proces for at få analyseret eventuelle mulige arbejdsmiljømæssige negative effekter og oplistet mulige anbefalinger for at imødegå/undgå disse.

Der er igangsat en proces ved ekstern konsulent for at undgå ”hovsaløsninger”. Rapporten vil således komme med anbefalinger til BoB/MMH-projektet.

Brugergruppen vedrørende arbejdsmiljø i Multimediehuset er inddraget i processen.

Punktet kommer på FMU (med sikkerhedsgrupperne) i foråret 2012.

Orienteringen blev taget til efterretning.

7. Orientering om sammenlægning af dele af Lokalbibliotekernes sekretariat med Fællessekretariatet i BoB.

Orientering ved Britta Bitsch og Henrik Traberg.
        
For at optimere de administrative processer er det i forbindelse med besparelsen i budget 2012 besluttet at sammenlægge en del af lokalbibliotekernes sekretariat med Fællessekretariatet for Borgerservice og Biblioteker pr. 1. januar 2012. Biblioteksudvikling i lokalbibliotekerne bibeholdes i Åby som et team med reference til Britta Bitsch.

En medarbejder fra lokalbibliotekerne følger med Britta til Rådhuset.

Der er lavet de samme organisatoriske og opgavemæssige snit, som da en del af staben i Borgerservice blev slået sammen med det daværende forvaltningssekretariat januar 2011.
        
På et spørgsmål blev der svaret fra KSc og HT, at de samme overvejelser ikke gør sig gældende for Hovedbibliotekets Sekretariat (Drift og ressourcer) eller Staben i ITK. HT påpegede, at Hovedbibliotekets Sekretariat (Drift og ressourcer) samt Staben på ITK har opgavetyper, som ikke i samme omfang er sammenlignelige eller hænger sammen med Fællessekretariatet.
        
Orienteringen taget til efterretning.

8. Præsentation af Søren Bitsch Christensen og Aarhus Stadsarkiv.

Oplæg ved Søren Bitsch Christensen. Rolf Hapel udtrykte glæde ved, at Stadsarkivet nu er i gang med mange aktiviteter og frivillige.

Orienteringen taget til efterretning.

9. Budget 2012. Herunder orientering om forlængelse af ansættelsesstop i Aarhus Kommune. Ligeledes orientering om status på udmøntningen af personalebesparelsen ved sparerunden i de organisatoriske enheder. Desuden orientering og drøftelse vedrørende innovations- og bufferpuljen.

De organisatoriske enheder gav en kort status på implementeringen af besparelserne med særlig fokus på spørgsmålet om der er overskydende medarbejdere.
        
Det ser pt. ud til, at Hovedbiblioteket får budgettet til at hænge sammen uden overskydende medarbejdere. Der samarbejdes med lokalbibliotekerne om kørselsdelen.
        
Borgerservice får også alt til at falde på plads uden overskydende medarbejdere.
        
Lokalbibliotekerne får ligeledes besparelsen til at falde på plads uden overskydende medarbejdere. På sigt er sammensætningen af bibliotekarer og assistenter måske en anledning til bekymring bl.a. for at løfte borgerserviceopgaven.
        
Fællessekretariatet: Overtagelse af opgaver fra lokalbibliotekerne er den måde besparelserne for 2012 er implementeret.
        
Der var ingen repræsentant for ITK til stede på mødet.
        
Anita Drasbæk udtrykte glæde over, at alt ser ud til at falde på plads på personalesiden.
        
Fra Djøf-medarbejderhold bemærkes, at ansættelsesstoppet er skadeligt for forpligtelsen over for nyuddannede, der i princippet holdes uden for arbejdsmarkedet.
        
Der blev ligeledes gjort opmærksom på, at det har en vigtig signalværdi, at der spares på alle niveauer i organisationen. samtidig kunne der gøres opmærksom på, når initiativer er sponsorerede og dermed gratis for den kommunale organisation.
        
Rolf Hapel konkluderede, at det er gået rimeligt fornuftigt med udmøntningen af besparelsen samt bedre end først frygtet.  Dog forestår en udfordring i at finde penge til den kommende fælles innovationspulje for 2013 og 2014.  

10. Møder i 2012. 

Følgende mødetidspunkter er vedtaget for 2012:
        
* Torsdag 2. februar kl. 13.00 – 15.00 - Rykkes til slutningen af januar
        
* Torsdag 1. marts kl. 13.00 – 15.00 med sikkerhedsgrupperne.
        
* Torsdag 12. april kl. 13.00 – 15.00
        
* Torsdag 31. maj kl. 13.00 – 15.00
        
* Torsdag 9. august kl. 13.00 – 15.00
        
* Torsdag 4. oktober kl. 13.00 – 15.00 med sikkerhedsgrupperne.
        
* Torsdag 6. december kl. 13.00 – 15.00
        
Der sendes invitationer ud via Outlook.    
            

11. Meddelelser.

Britta Bitsch orienterede om at chipning af biblioteksmaterialer er startet i Lystrup. Knud Schulz orienterede om at forarbejdet for tagging/chipping af bibliotekernes materialer har været meget omfattende. Alt ser ud til at klappe. Der bør laves en artikel til BoB-Nyt.

Vibeke Bech orienterede om at der er underskrevet kontrakt om indførelse af stemmestyret telefonomstilling.

12. Eventuelt.

Intet.